Elektronische Kommunikation - Rahmenbedingungen

Der Kreis Coesfeld bietet Ihnen Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation mit der Verwaltung des Kreises an.

Für den Bereich der Verwaltungsverfahren ist nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NW), § 36a Sozialgesetzbuch - Allgemeiner Teil - (SGB I) und § 87a Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung (AO) die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Für das Privatrecht gilt § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) entsprechend.

Der Kreis Coesfeld hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden technischen Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation eröffnet. Dies gilt ausschließlich für die Kommunikation mit der Kreisverwaltung Coesfeld und nicht für Dritte (z.B. verlinkte Einrichtungen, Eigenbetriebe, Tochtergesellschaften, andere Behörden und Institutionen etc.).

Grundsätzlich ist zwischen der nicht rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation und der rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation zu unterscheiden.

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nicht rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

Für die allgemeine - nicht rechtsverbindliche - elektronische Kommunikation per E-Mail mit dem Kreis Coesfeld ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

Nicht rechtsverbindliche E-Mails können Sie darüber hinaus auch an alle anderen im Internetangebot oder auf Briefköpfen des Kreises Coesfeld ausgewiesenen E-Mail-Adressen (...@kreis-coesfeld.de) senden.

Daneben können Sie auch per De-Mail mit dem Kreis Coesfeld kommunizieren. Senden Sie hierzu eine De-Mail an unsere zentrale De-Mail-Adresse:

  • info@kreis-coesfeld.de-mail.de 

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rechtsverbindliche elektronische Kommunikation

elektronische Kommunikation per E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die so genannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Art. 3 Ziff. 12 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (eIDAS-Verordnung) versehen sein muss.

Für diese rechtsverbindliche elektronische Kommunikation per E-Mail mit dem Kreis Coesfeld ist folgende E-Mail-Adresse eingerichtet:

Beachten Sie bitte, dass an dieser E-Mail-Adresse aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegen genommen werden. Unverschlüsselte Nachrichten gelten als nicht den Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet. (Weitere Informationen zur Verschlüsselung siehe weiter unten.)

Aus Gründen der Prüfbarkeit werden qualifiziert elektronisch signierte Dokumente zusätzlich zunächst nur als E-Mail-Nachricht und/oder in den Datei-Formaten Portable Document Format (.pdf) und Tagged Image Format (.tif) zugelassen.

Der Kreis Coesfeld kann zurzeit Signaturen folgender Trustcenter auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

  • S-Trust,
  • DATEV eG,
  • D-Trust,
  • TC TrustCenter

Der Kreis Coesfeld bittet um Verständnis, dass derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zugelassen werden können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten für die formgebundene Kommunikation verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Es ist beabsichtigt, in Zukunft möglichst weitere Trustcenter wie z.B.

  • TeleSec,
  • SignTrust,
  • Deutsche Post Com GmbH,
  • Bundesnotarkammer,
  • verschiedene Rechtsanwaltskammern,
  • Steuerberaterkammern und
  • Patentanwaltskammer

unterstützen zu können.

Die Übertragung von im Internetangebot des Kreises Coesfeld angebotenen Formularen im PDF-, Microsoft Word - oder HTML-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur ist aus technischen Gründen derzeit noch nicht möglich.

elektronische Kommunikation per De-Mail mit Absenderbestätigung

Nach den oben genannten Vorschriften (§ 3a VwVfG NRW, § 36a SGB I und § 87a AO) ersetzt eine De-Mail mit Absenderbestätigung nach § 5 Abs. 5 De-Mail-Gesetz ebenfalls die ggf. angeordnete Schriftform. Sie können daher auch per absenderbestätigter De-Mail rechtsverbindlich mit dem Kreis Coesfeld elektronisch kommunizieren. Die zentrale De-Mail-Adresse des Kreises Coesfeld lautet:

  • info@kreis-coesfeld.de-mail.de

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von elektronischen Nachrichten und Dateianhängen. Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Für den Versand einer absenderbestätigten De-Mail müssen Sie sich darüber hinaus an Ihrem De-Mail-Konto mit hohem Authentisierungsniveau anmelden. 

Informationen zu technischen und rechtlichen Hintergründen sowie eine Übersicht häufig gestellter Fragen (FAQ) erhalten sie beim Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik.

Der Kreis Coesfeld wird bis auf weiteres Rückmeldungen bzw. Bescheide zu per rechtsverbindlicher elektronischer Kommunikation eingegangenen Dokumenten weiterhin per Briefpost versenden. Voraussetzung hierfür ist die Angabe einer vollständigen Absenderadresse in den übermittelten Dokumenten; die Verwendung eines Pseudonyms ist dabei nicht zulässig. Nachrichten und Dokumente ohne eine vollständige Absenderangabe gelten als nicht den Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.

Die Übertragung von im Internetangebot des Kreises Coesfeld angebotenen Formularen im PDF-, Microsoft Word - oder HTML-Format mit qualifizierter elektronischer Signatur ist aus technischen Gründen derzeit noch nicht möglich.

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Verschlüsselung

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie an den Kreis Coesfeld verschlüsselte Nachrichten an folgende hierfür eingerichtete E-Mail-Adresse senden:

Folgende Verschlüsselungsverfahren werden vom Kreis Coesfeld unterstützt:

  • S/Mime

Für die Verschlüsselung benötigen Sie den so genannten „öffentlichen Schlüssel“ des Kreises Coesfeld für das genannte Postfach, der Ihnen unter folgendem Link zum Download bereit steht:

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens des Empfängers über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Allgemeines

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass der Kreis Coesfeld nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können verarbeitet werden:

  • Portable Document Format (.pdf) - Adobe Acrobat / Adobe Reader / Acrobat Reader ab Version 4.0 bis Version­10.0­-,
  • Rich Text Format (.rtf),
  • Textdateien im Format ASC II (.txt),
  • Microsoft Word ab Version 97 bis Version 2016 (.doc, .docx),
  • Microsoft Excel ab Version 97 bis Version 2016 (.xls, .xlsx),
  • Microsoft Powerpoint ab Version 97 bis Version 2016 (.ppt, .pps, .pptx, .ppsx),
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg, .jpg),
  • Portable Networks Graphics (.png),
  • Graphics Interchange Format (.gif),
  • Tagged Image Format (.tif).

Andere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Empfangsstelle zulässig. Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste bei Bedarf aktualisiert wird.

Die Gesamtgröße für eingehende E-Mails (einschließlich Anhänge) ist auf 20 MB begrenzt. Größere Mails werden automatisch abgelehnt.

Sofern eine E-Mail nicht verarbeitbar ist, werden Sie durch den Empfänger darüber informiert. Dieser Fall kann z.B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Werden bei der Umsetzung von E-Government-Anwendungen/-Projekten abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle bzw. in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und/oder elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an:

Kreis Coesfeld
Abt. 11.2 - Organisation
Thomas Hemmen
E-Mail-Adresse: thomas.hemmen(at)kreis-coesfeld.de
Telefon: 02541/18-1124

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Serviceportal Kreis Coesfeld

Im Serviceportal Kreis Coesfeld finden Sie die Dienstleistungen, Kontaktpersonen und Servicezeiten des Kreises Coesfeld beschrieben.