Sitzung: 03.09.2019 Ausschuss für Straßen- und Hochbau, Vermessung und öffentlichen Personennahverkehr
KD Gilbeau berichtet zur geplanten Umstellung auf eine digitale Datenerfassung am Bauhof Folgendes:
Schon seit langem
wird über eine Umstellung der Datenerfassung nachgedacht. Bisher müssen die
Daten noch überwiegend manuell erfasst werden. Ausschließlich zu Arbeitsbeginn
und -ende können einige Daten für die Mitarbeiter und Geräte am Bauhof
automatisiert durch ein Zeiterfassungsgerät erfasst werden. Die sonstigen
weitergehenden Daten wie der Kostenstellenwechsel und die entsprechenden Zeiten
während des Tages, müssen bisher noch manuell ergänzt und den Kostenstellen
zugeordnet werden. Darüber hinaus erfolgt auch keine automatisierte Erfassung
der individuellen Lohnzuschläge. Bisher handelt es sich um eine Insellösung
ohne Anbindung an die beim Kreis eingesetzte Finanzsoftware. Dieser hohe
manuelle und damit auch fehleranfällige Aufwand soll nun durch den Einsatz
einer modular aufgebauten Software Zug um Zug digitalisiert und dadurch
reduziert werden.
In einem ersten
Schritt ist im Herbst 2019 die Beschaffung einer Software für die Abrechnung
der Personalkosten, die Auftragsabwicklung und die Kostenleistungsrechnung mit
einer Schnittstelle zur vorhandenen Finanzsoftware vorgesehen. In einem
weiteren Schritt soll dann im nächsten Jahr die Software um ein Modul für die
mobile Datenerfassung ergänzt werden. Hierdurch entfallen die bisher in Papier
geführten Tagesberichte und die manuelle Erfassung der Personal- und
Maschinenzeiten. Die ausgeführten Arbeiten werden dann direkt vor Ort in die
mobilen Geräte wie Smartphones und Tablets eingegeben. Die angefallenen Stunden
für die Mitarbeiter und Geräte werden automatisiert den Kostenstellen
zugewiesen und den Mitarbeitern gutgeschrieben. Darüber hinaus bereitet die
Software die personalrelevanten Daten mit den entsprechenden Zuschlägen auf,
die dann digital an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden können. Dadurch
entfällt ein Großteil des bisher manuellen Aufwandes.
Mittelfristig soll
dann die Digitalisierung der Streckenkontrollen erfolgen, sodass auch hier die
derzeitig in Papier vorliegenden Kontrollbücher zukünftig digital geführt
werden. Schäden können somit sofort vor Ort per GPS auf dem Smarthone oder
Tablet erfasst, bewertet, ausgeführte Arbeiten und Arbeitsaufträge dokumentiert
und anschließend abgearbeitet werden. Dadurch sind eine lückenlose
Dokumentation und ein rechtssicherer Nachweis gesichert.
Der Kreis Coesfeld
nimmt aktuell an einem Vergleichsring „Bauhof Kreise NRW“ teil. Wie im Rahmen
der Vergleichsringarbeit zu erfahren war, setzten verschiedenen Kreise diese
digitale Erfassung schon erfolgreich ein. Somit konnte auf die Erfahrungen der
betreffenden Kreise zurückgegriffen und für eine Entscheidungsfindung genutzt
werden.