KD Gilbeau berichtet zur geplanten Umstellung auf eine digitale Datenerfassung am Bauhof Folgendes:

 

Schon seit langem wird über eine Umstellung der Datenerfassung nachgedacht. Bisher müssen die Daten noch überwiegend manuell erfasst werden. Ausschließlich zu Arbeitsbeginn und -ende können einige Daten für die Mitarbeiter und Geräte am Bauhof automatisiert durch ein Zeiterfassungsgerät erfasst werden. Die sonstigen weitergehenden Daten wie der Kostenstellenwechsel und die entsprechenden Zeiten während des Tages, müssen bisher noch manuell ergänzt und den Kostenstellen zugeordnet werden. Darüber hinaus erfolgt auch keine automatisierte Erfassung der individuellen Lohnzuschläge. Bisher handelt es sich um eine Insellösung ohne Anbindung an die beim Kreis eingesetzte Finanzsoftware. Dieser hohe manuelle und damit auch fehleranfällige Aufwand soll nun durch den Einsatz einer modular aufgebauten Software Zug um Zug digitalisiert und dadurch reduziert werden.

 

In einem ersten Schritt ist im Herbst 2019 die Beschaffung einer Software für die Abrechnung der Personalkosten, die Auftragsabwicklung und die Kostenleistungsrechnung mit einer Schnittstelle zur vorhandenen Finanzsoftware vorgesehen. In einem weiteren Schritt soll dann im nächsten Jahr die Software um ein Modul für die mobile Datenerfassung ergänzt werden. Hierdurch entfallen die bisher in Papier geführten Tagesberichte und die manuelle Erfassung der Personal- und Maschinenzeiten. Die ausgeführten Arbeiten werden dann direkt vor Ort in die mobilen Geräte wie Smartphones und Tablets eingegeben. Die angefallenen Stunden für die Mitarbeiter und Geräte werden automatisiert den Kostenstellen zugewiesen und den Mitarbeitern gutgeschrieben. Darüber hinaus bereitet die Software die personalrelevanten Daten mit den entsprechenden Zuschlägen auf, die dann digital an die Lohnbuchhaltung weitergeleitet werden können. Dadurch entfällt ein Großteil des bisher manuellen Aufwandes.

 

Mittelfristig soll dann die Digitalisierung der Streckenkontrollen erfolgen, sodass auch hier die derzeitig in Papier vorliegenden Kontrollbücher zukünftig digital geführt werden. Schäden können somit sofort vor Ort per GPS auf dem Smarthone oder Tablet erfasst, bewertet, ausgeführte Arbeiten und Arbeitsaufträge dokumentiert und anschließend abgearbeitet werden. Dadurch sind eine lückenlose Dokumentation und ein rechtssicherer Nachweis gesichert.

 

Der Kreis Coesfeld nimmt aktuell an einem Vergleichsring „Bauhof Kreise NRW“ teil. Wie im Rahmen der Vergleichsringarbeit zu erfahren war, setzten verschiedenen Kreise diese digitale Erfassung schon erfolgreich ein. Somit konnte auf die Erfahrungen der betreffenden Kreise zurückgegriffen und für eine Entscheidungsfindung genutzt werden.