Beschlussvorschlag:

Die Elektro- und EDV-Verkabelung einschl. Beleuchtung zur Sanierung des Kreishauses I in Coesfeld ist zur Vermeidung von Betriebsablaufstörungen unverzüglich durchzuführen.

Die Vergabe erfolgt nach Vorberatung im Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss analog zu § 50 Abs. 3 S. 2 der Kreisordnung durch den Landrat und ein weiteres Kreisausschussmitglied. Dem Kreisausschuss wird diese Entscheidung in der nächsten planmäßigen Sitzung zur Genehmigung unterbreitet.

Begründung:

I.   Problem

Es wird grundsätzlich auf die Ausführungen in der Sitzungsvorlage 6-0751 verwiesen. Die Ausschreibung, Vergabe und Ausführung der Arbeiten ist aus folgenden Gründen besonders dringlich:

Organisatorische Gründe

Im Kreishaus I sind Umzüge geplant, die zu einer Optimierung der Raumnutzung beitragen werden. Insbesondere sind folgende Einzelmaßnahmen geplant:

-            Verlegung der Druckerei vom dritten Obergeschoss in das Erdgeschoss neben die Poststelle. Dadurch werden Wege gespart, weil die Bediensteten Poststelle und Druckerei in einem Gang aufsuchen können. Ferner wird dadurch der unnötige Transport schwerer Papierladungen über drei Geschosse vermieden.

-            Verlegung von Kämmerei und Kreiskasse in das dritte Obergeschoss als Vorbedingung für den Umzug der Druckerei. Hierzu ist es notwendig, die für die Datenverarbeitung notwendigen technischen Voraussetzungen zu schaffen. Die Unterbringung von Kämmerei und Kreiskasse im dritten Obergeschoss ist aus raumorganisatorischer Sicht sinnvoll, da die Finanzabteilung nur wenig von anderen Bediensteten aufgesucht werden muss.

-            Zusammenführung von Abteilungen, die bislang über bis zu drei Geschosse und unterschiedliche Gebäudeflügel verteilt sind. Hierdurch können unnötige Wege vermieden und Arbeitsabläufe durch bessere Abstimmungsmöglichkeiten optimiert werden.

-            Schaffung von Büroraum durch Verlegung des Katasterarchivs in den Keller und durch Umbau der Reprografiestelle. Hierdurch kann die Nutzung der knappen Raumressource optimiert werden.

Finanzielle Gründe

-          Aufgrund unnötiger Wege, erhöhtem Abstimmungsaufwand wegen räumlicher Trennung von Arbeitsgruppen und Ausfall- sowie Wartezeiten wegen veralteter Technik kann die Arbeitszeit nicht optimal genutzt werden. Dadurch entstehen Personalkosten, die nicht zur Wertschöpfung beitragen.

-          Aufgrund der veralteten Technologie der bis dato eingesetzten Elektro- und EDV-Komponenten wird es immer kostenintensiver, Ersatz- und Erweiterungskomponenten zu beschaffen.

-          Die veralteten Beleuchtungskörper ermöglichen weder den Einsatz von elektronischen Vorschaltgeräten (EVG’s) noch von energiesparenden Leuchtmitteln und verbrauchen daher mehr Strom als notwendig.

Hinsichtlich der technischen und arbeitsschutzrechtlichen Gründe wird auf die Ausführungen in der Sitzungsvorlage 6-0751 verwiesen. In diesem Kontext ist auch der Aspekt der Datensicherheit zu berücksichtigen, der in einem veralteten Netz nur unzureichend gewährleistet werden kann.

II.  Lösung

Aufgrund organisatorischer Rahmenbedingungen (keine ausreichenden Ausweichmöglichkeiten in anderen, insbesondere kreiseigenen Gebäuden) muss das Sanierungsprojekt bei fortlaufender Nutzung des Kreishauses 1 durchgeführt werden. Daraus folgt, dass die Planung der Baumaßnahme unter Berücksichtigung der relevanten technischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Parameter erfolgen muss.

Technisch bestimmend für die Planung ist insbesondere die Positionierung der Steigepunkte.

Organisatorisch relevant sind die folgenden Überlegungen:

-            Welche Ausweichmöglichkeiten stehen mit welchen räumlichen und technischen (z.B. für Bildschirmarbeitsplätze) Kapazitäten zur Verfügung?

-            Wie kann der Grundsatz der Kundenorientierung auch während der Umbauphase hinreichend berücksichtigt werden?

-            Welche arbeitsablauforganisatorischen Gegebenheiten (möglichst keine Trennung von Arbeitsgruppen etc.) bestehen?

-            Wie können notwendige Umzüge unter dem Gesichtspunkt der Störung von Arbeitsabläufen möglichst minimiert werden?

Aus diesen Ausführungen ergibt sich, dass besondere Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der ausführenden Firmen gestellt werden müssen. Der zeitliche Ablauf des Projekts erfordert ein sehr hohes Maß an Flexibilität im Hinblick auf die Einsatzfähigkeit. Es muss dem Auftragnehmer kurzfristigst möglich sein, den Einsatz des Personals auf der Baustelle den aktuellen Erfordernissen anzupassen, insbesondere auch im Hinblick auf die starken Abhängigkeiten der Bauzeitenplanung mit den hausintern durchzuführenden Umzügen. Kriterien, die hier für die Angebotswertung eine Rolle spielen können, sind z.B. personelle Ausstattung der bietenden Firma, räumliche Entfernung des Firmensitzes vom Ort der Baumaßnahme sowie Erfahrungen mit ähnlichen Projekten.

Aus den vg. Gründen soll das Gewerk Elektro- und EDV-Verkabelung sowie Beleuchtung gem. § 3 Nr. 3 (2) Buchst. a) der Geschäftsanweisung für die Ausschreibung und Vergabe beim Kreis Coesfeld mit vorgeschaltetem öffentlichem Teilnahmewettbewerb beschränkt ausgeschrieben werden. Diese Vergabeart berücksichtigt einerseits die hier vorliegenden besonderen Anforderungen an die Qualifikation der Bieter, andererseits ist durchaus ein über die beschränkte Ausschreibung hinausgehender Wettbewerb erwünscht. Entsprechend der Aufteilung der Arbeiten in zwei Bauabschnitte in 2004 werden zwei Lose gebildet (Mitteltrakt und technischer Flügel).

Der Zeitplan für das Ausschreibungs- und Vergabeverfahren sieht folgendermaßen aus:

Die Abwicklung der Sanierung wurde entsprechend dem Zeitplan vorbereitet. Das Ausschreibungsverfahren läuft, die von der Verwaltung geprüften und mit der Rechnungsprüfung abgestimmten Ergebnisse liegen erst nach dem Sitzungstermin des Kreisausschusses vor. Aus diesem Grunde sollen die Ergebnisse in einer außerplanmäßigen Sitzung des Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschusses vorgestellt und beraten werden. Die Vergabe soll dann entsprechend dem Beschlussvorschlag erfolgen, um unnötige Verzögerungen zu vermeiden.

III. Alternativen

Die Vergabe erfolgt nach Vorberatung im Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss am 28.06.2004 in der Sitzung des Kreisausschusses am 30.06.2004. Der Maßnahmenbeginn verzögert sich dadurch gegenüber der unter II. dargelegten Planung um mindestens 6 Wochen. In der Folge werden dann voraussichtlich weitere Verzögerungen in der Ausführungsphase auftreten, insbesondere bedingt durch die Sommerferienzeit und damit ggf. einhergehende Betriebsstörungen im Ablauf.

IV. Kosten-Folgekosten-Finanzierung

Die geschätzten Kosten für die ersten beiden Bauabschnitte (technischer Flügel und Mitteltrakt), die in 2004 ausgeführt werden sollen, betragen ca. 330.000 €. Diese sind in der Haushaltsstelle 0600.501000 – Gebäudeunterhaltung – angesetzt. Im Übrigen werden durch die Ausführung der Maßnahme Folgekosten minimiert, insbesondere

-            künftig energiesparende Beleuchtungskörper mit elektronischen Vorschaltgeräten eingesetzt werden können,

-            Arbeitsausfälle durch Warte- und Ausfallzeiten in einem veralteten Datennetz künftig vermieden werden,

-            schwierige und kostspielige Ersatzbeschaffungen von Komponenten für ein veraltetes Datennetz nicht mehr notwendig sind,

-            durch eine bessere räumliche Organisation unnötige Wege vermieden und Arbeitsabläufe optimiert werden.

V.  Zuständigkeit für die Entscheidung

Gem. Nr. 4.1 d) der Geschäftsanweisung für die Ausschreibung und Vergabe beim Kreis Coesfeld ist der Kreisausschuss für die Vergabe von Aufträgen ab einer Wertgrenze von 150.000 € zuständig.