Beschlussvorschlag der Arbeitsgruppe „Papierloser Kreistag“:

 

1.   Die Einladung der Kreistagsabgeordneten zu den Sitzungen erfolgt ab dem 01.04.2016 ausschließlich per E-Mail, es sei denn, die Einladung per Post wird ausdrücklich gewünscht.

 

2.   Ab dem 01.04.2016 werden die Sitzungsunterlagen für die Kreistagsabgeordneten nur noch in digitaler Form über das Kreisinformationssystem zur Verfügung gestellt, es sei denn, die Papierform wird ausdrücklich gewünscht. Die Wahlmöglichkeit eines jeden Kreistagsabgeordneten beschränkt sich auf die Papierform oder die ausschließliche digitale Form. Eine Mischform wird nicht angeboten.

 

3.   Die Geschäftsordnung des Kreistages Coesfeld vom 23.06.2014 wird durch die in der
Anlage 1 dargestellten Änderung der §§ 29 und 30 angepasst.

 

4.   Kreistagsabgeordneten, die am papierlosen Kreistag teilnehmen, wird für die Anschaffung bzw. Nutzung von privaten iPads/Tablets ein einmaliger Zuschuss in Höhe von 375 Euro zu Beginn einer jeden Wahlperiode zur Verfügung gestellt oder bei einer späteren Annahme eines Mandates anteilmäßig ausgezahlt.

Der zweckgebundene Zuschuss deckt alle Kosten für Beschaffung, Reparatur und Ausdrucke ab. Bei einer späteren Rückkehr zu papiergebundenen Sitzungsunterlagen oder Niederlegung des Mandats werden bereits ausgezahlte Beträge für noch nicht genutzte Zeiträume, gerechnet auf Monatsbasis, zurückgefordert.

 

5.    Den Kreistagsabgeordneten wird – vor allem in der Einführungsphase - ein bedarfsgerechtes Schulungsangebot und die Unterstützung durch Mitarbeiter der Verwaltung bei technischen Fragen zugesichert.

 

Begründung:

 

I.   Problem

 

Im Jahre 2011 wurde ein erster Schritt zum papierlosen Kreistag unternommen. Soweit gewünscht, wurden die Niederschriften nur noch elektronisch über die seit dem Jahre 2003 beim Kreis Coesfeld und mittlerweile bei allen kreisangehörigen Städten und Gemeinden im Kreis Coesfeld eingesetzte Softwarelösung zur Verfügung gestellt. Die Teilnehmer erhalten seither lediglich eine E-Mail, dass eine Niederschrift zur Einsichtnahme zur Verfügung steht. Im Oktober 2014 beschloss der Kreistag zur Vorbereitung eines weiteren Schrittes eine Arbeitsgruppe zum Thema „papierloser Sitzungsdienst“ einzurichten. Die Arbeitsgruppenmitglieder wurden probeweise mit Tablets ausgestattet, um eine dreimonatige Testphase mit der „Mandatos-App“ durchzuführen. Diese startete am 25.03.2015 und wurde mit positivem Ergebnis abgeschlossen.

Die Arbeitsgruppensitzungen fanden an den Terminen 12.01.2015, 12.05.2015, 23.06.2015 und 24.11.2015 statt. In der letzten Sitzung der Arbeitsgruppe am 24.11.2015 wurde der Beschlussvorschlag einstimmig gefasst.

 

Rechtliche Einordnung

Die Form der Einladung des Kreistages zur Sitzung ist gesetzlich nicht geregelt; vielmehr überlässt § 32 Abs. 2 Satz 1 KrO NRW diese Frage der Geschäftsordnung. Die Geschäftsordnung des Kreises Coesfeld schreibt gem. § 1 Abs. 1 eine schriftliche Einberufung vor. In § 29 der Geschäftsordnung „Elektronische Form der Übermittlung von Anträgen, Vorlagen, Niederschriften und anderen Mitteilungen“ wird eine elektronische Übermittlung unter den dort genannten Voraussetzungen zugelassen und ersetzt die Schriftform. Einladungen sind derzeit nicht explizit genannt. Insoweit ist eine entsprechende Änderung der Geschäftsordnung erforderlich, so dass künftig auch eine Einladung nebst Tagesordnung verschickt werden kann, sofern der Kreistagsabgeordnete diesem Verfahren zugestimmt hat und gleichzeitig die Bereitschaft zur Zugangseröffnung zur elektronischen Kommunikation i.S.d. § 3a Abs. 1 VwVfG NRW ausdrücklich erklärt hat. (Siehe Ziff. 3 des Beschlussvorschlages und Anlage 1 zu dieser Sitzungsvorlage) Die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst kann keinem Kreistagsmitglied aufgezwungen werden.

 

Bei Teilnahme an einem elektronischen Kreistagsinformationssystem ist weiterhin die Frage der Kostenbelastung der Kreistagsmitglieder zu regeln. Die Aufwandsentschädigung nach § 30 Abs. 6 KrO NRW i.V.m. der EntschVO deckt die zusätzlichen Kosten für die Teilnahme am elektronischen Kreistagsinformationssystem nicht ab.

 

Ergebnisse aus den Arbeitsgruppensitzungen und der Teststellung:

Aus den Arbeitsgruppensitzungen sind folgende Ergebnisse entstanden:

·           Die Erfahrungen mit der digitalen Gremienarbeit sind positiv.  

·           Für die Entscheidung soll eine Kosten-Nutzen Darstellung erfolgen.

·           Die Mandatos-App wird auch von den kreisangehörigen Städten und Gemeinden verwandt. Bei Doppelmandaten kann über dieselbe App dasselbe System verwendet werden.

·           Ein ständiger Ansprechpartner bei technischen Problemen wird gewünscht

·           Die Dateien sollten alle im pdf-Format bereit stehen, da andere Dateiformate teilweise andere zusätzliche Apps zum Öffnen benötigen.

·           Eine „Doppelbezuschussung“ (Entschädigungszahlungen durch den Kreis und einer anderen öffentlichen Körperschaft zugleich für die Anschaffung und Nutzung von privaten Endgeräten) sollte vermieden werden. Ein geeigneter Umgang mit diesem Thema sollte gefunden werden.

·           Die Bezuschussung privat beschaffter Endgeräte wird tendenziell der Vorzug gegeben vor einer Beschaffung von Geräten durch die Verwaltung.

 

Im Rahmen der Teststellung wurde die  Mandatos-App mit gut bzw. befriedigend bewertet.

Ein etwaiger Schulungsbedarf wurde unterschiedlich beurteilt, so dass nach einer Grundsatzentscheidung über die Einführung der Bedarf (Schulung/Sprechstunde vor Sitzung o.Ä.) abgefragt werden soll.

 

Umgang mit einer eventuellen Doppelbezuschussung

Eine allgemeingültige Regelung ist hier nicht zu finden. Auch bei vorhandener Förderung seitens einer anderen Körperschaft, kann die Mehrbelastung sehr individuell sein. Hier sind individuelle Lösungen im Einzelfall mit den entsprechenden Kreistagsabgeordneten zu treffen. Dabei geht es vorwiegend darum, die Höhe der zusätzlichen Mehrbelastung zu beziffern und durch Vereinbarung festzuhalten. 

 

Vorgehensweise anderer Kommunen

Kommune	Beschluss vom	Digital übersandt werden	Regelung bei der Aufwandsentschädigung	Anteil „teilnehmender“ Gremienmitglieder
Kreis Borken	26.03.2015 Umstellung erst ab 01.01.2016	Einladung Sitzungsunterlagen Niederschriften	Hardware wird seitens der Verwaltung bereit gestellt; 3€ Selbstkostenanteil pro Monat	Bisher nur Absichtserklärung aller KtAbg.
Kreis Steinfurt	16.12.2013	Einladung Sitzungsunterlagen Niederschriften	Hardware wird seitens der Verwaltung bereit gestellt; 3€ Selbstkostenanteil pro Monat	62 von 62 (Stand Sept 2015)
Kreis Warendorf	- *1)	Niederschriften	-	-
Stadt Billerbeck	16.07.2013	Einladung Sitzungsunterlagen Niederschriften	50 € pro Jahr	10 von 60 (Rat und SkB) (Stand Juni 2015)
Stadt Coesfeld	25.09.2014	Einladung Sitzungsunterlagen Niederschriften	250 € einmalig	16 von 42 (Stand Sept 2015)
Stadt Dülmen	11.12.2014	Einladung Sitzungsunterlagen Niederschriften	Hardware wird seitens der Verwaltung bereit gestellt	42 von 44 (Stand Sept 2015)
Stadt Lüdinghausen	04.12.2014	Einladung Sitzungsunterlagen Niederschriften	Hardware wird seitens der Verwaltung bereit gestellt	28 von 34 (Stand Sept 2015)
Stadt Münster	17.06.2015	Einladungen Öffentliche Sitzungsunterlagen Niederschriften	Hardware wird seitens der Verwaltung bereit gestellt	42 von 72 (Stand Sept 2015)

 

 

*1) Der Kreis Warendorf startet Anfang 2016 mit einer Testphase. Ziel ist die Umstellung auf einen digitalen Sitzungsdienst während der zweiten Jahreshälfte 2016.

 

Auf die Ausführungen in der Sitzungsvorlage SV-9-0075 wird verwiesen.

 

Private durch die Verwaltung bezuschusste Endgeräte

Von der Verwaltung beschaffte und bereitgestellte Endgeräte hätten den Vorteil, dass jeder mit der gleichen Ausstattung und der gleichen Konfiguration arbeiten würde. Dem gegenüber stehen aber auch Nachteile. Ein Eigenanteil je Kreistagsmitglied für die gleichzeitige private Nutzung müsste beziffert und einbehalten werden. Darüber hinaus wird der Verwaltungsaufwand auch durch die notwendige Ausschreibung, die Unterstützung bei der Einrichtung und Pflege und die Bewirtschaftung des Tablet-Bestandes steigen.

 

Demgegenüber überwiegen die Vorteile einer privaten Beschaffung (mit Bezuschussung des Kreises) von Endgeräten durch die Kreistagsabgeordneten, denn diese bestimmen dann selbst Ausstattung, Betriebssystem, Zeitpunkt einer evtl. Ersatzbeschaffung etc.

 

Die Höhe der Bezuschussung ergibt sich als Vorschlag der Arbeitsgruppe aus einer Anpassung der Regularien in den Nachbarkreisen Borken und Steinfurt. Diese stellen ihren Kreistagsabgeordneten das iPad Air 2 64 GB zur Verfügung. Der derzeitige durchschnittliche Kaufpreis liegt bei 550 €. Nutzungsdauer bzw. Abschreibungszeitraum beträgt 5 Jahre. Dieses entspricht einem Abschreibungsaufwand von 110 € pro Jahr. Von diesem soll der Anteil für die private Nutzung von 36 € im Jahr abgezogen werden. Im Ergebnis entspricht das einem jährlichen Aufwand von 74 € pro Jahr und pro Kreistagsabgeordneten. Aus dieser Rechnung folgt der Vorschlag, die Höhe der Bezuschussung auf 75,00 € jährlich bzw. 375 EUR für die Wahlperiode festzusetzen.

 

Technische Umsetzung

Die Firma Somacos bietet für beide Betriebssysteme (iOS, Android) eine Applikation namens „Mandatos“ an, die für den papierlosen Sitzungsdienst eingesetzt werden soll. Diese wurde auf den Erfahrungen von Gremienmitgliedern aufbauend entwickelt und ermöglicht eine vollständig digitale und papierlose Arbeit.

Mobilfunk wird für die Nutzung der Mandatos-App nicht benötigt, da die Mandatos-App eine offline-Funktion bietet, mit der Sitzungsdokumente vorab im lokalen Speicher der App abgelegt werden können, sodass anschließend unabhängig vom Internetzugang die Dokumente eingesehen und bearbeitet werden können. Im Übrigen steht in den Sitzungssälen sowie in einigen Besprechungszimmern des Kreishauses grundsätzlich W-LAN zur Verfügung.

 

Sicherheit

Die Software Session Mandatos der Fa. Somacos genügt sowohl den verfahrensrechtlichen als auch datenschutzrechtlichen Anforderungen. Insbesondere für die Apps für iPad und Android-Tablets gilt zusätzlich, dass diese einfach zu installieren sind und die notwendigen Sicherheitsmechanismen bereits „mitbringen“. Durch die Anwendungen werden die Daten gekapselt und verschlüsselt. Das Öffnen dieser Daten ist nur mit der Mandatos-App möglich.

Bei der aktuellen Mandatos-Windows-Anwendung müssen neben der eigentlichen Installation umfangreiche weitere Schritte (z.B. Verschlüsselung der Festplatte etc.) unternommen werden um die erforderliche Sicherheit auf einem Windows-PC oder -Notebook zu erzielen.

Daher ist konsequenterweise aus datenschutzrechtlichen Anforderungen die Umstellung auf die Mandatos-App für iPad und Android-Tablets der nächste Schritt.

 

Bewertung der digitalen Gremienarbeit

Mit dem papierlosen Sitzungsdienst werden viele Aspekte der Gremienarbeit effizienter gestaltet. Die Kreisverwaltung sieht hier eine deutliche Steigerung des Services für und der Kommunikation mit den Kreistagsabgeordneten. Dieses wird erreicht durch:

-        Alle Unterlagen stehen nach dem Hochladen in die Sitzungsdienstsoftware unmittelbar allen Kreistagsabgeordneten zur Verfügung. Die Abhängigkeit von Postlaufzeiten sowie der Zeitaufwand für den Kopiervorgang und den Versand entfallen.

-        Die Kommunikation zwischen Verwaltung und Kreistagsabgeordneten wird auf diese Weise beträchtlich beschleunigt.

-        Die Mandatos-App ermöglicht das Kommentieren und Archivieren der Sitzungsunterlagen. Ein Rückgriff auf die archivierten Informationen ist jederzeit und ortsunabhängig möglich. Eine raumgreifende Archivierung von papiergebundenen Sitzungsunterlagen entfällt.

-        Der mögliche Rückgriff auf die archivierten Informationen fördert die Auskunftsfähigkeit gegenüber Bürgern und innerhalb der Gremiensitzungen.

 

Dem gegenüber steht der Aufwand seitens der Verwaltung für die Umstellung, die technische Betreuung der Nutzer und die Schulungen, die angeboten werden. Auf Seiten der Kreistagsabgeordneten wird ein entsprechender Einarbeitungsaufwand in den Umgang mit dem Tablet und der Mandatos-App entstehen. Durch die geplante Bezuschussung eines privaten Tablets wird bei den Kreistagsabgeordneten, die schon ein Tablet privat nutzen, der Einarbeitungsaufwand in den Umgang mit dem Tablet entfallen.

II.  Lösung

 

Unter Berücksichtigung der vorstehenden Ausführungen wird vorgeschlagen, die Einladungen mit den Sitzungsvorlagen den Gremienmitgliedern ausschließlich in  digitaler Form zur Verfügung zu stellen, es sei denn, die Papierform wird ausdrücklich gewünscht. Die Einladung zu den Sitzungen wird nach Zustimmung per E-Mail übersandt. Die Sitzungsunterlagen werden ausschließlich im PDF-Format über das Kreistagsinformationssystem und die Mandatos-App über private Endgeräte (iPad und Tablet) digital abrufbar sein. Der Aufwand für die Anschaffung bzw. Nutzung von privaten Endgeräten wird seitens der Verwaltung mit 375,00 € pro Wahlperiode bei einer einmaligen Auszahlung gefördert.

 

Hinsichtlich des Formerfordernisses und der einzuhaltenden Einladungsfristen wird eine Änderung der Geschäftsordnung des Kreistages erarbeitet.

 

Die Schulung und Betreuung bei technischen Problemen wird durch die EDV-Abteilung gewährleistet.

III. Alternativen

Von einer Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst wird abgesehen und alle Einladungen und Sitzungsvorlagen werden wie bisher in Papierform übersandt.

IV. Auswirkungen / Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)

Finanzen

1.      Kosten der Einführung (einmalig)

Session Mandatos Serverlizenz                            5.105,10 €

Session Mandatos iPad Clientlizenz                      2.552,55 €

Session Mandatos Android Clientlizenz                 2.552,55 €    

Einmalige Kosten der Einführung                        10.210,20 €

Abschreibungszeitraum   10 Jahre                        1.021,02 € je Jahr

Da die Kosten für die Lizenzen der Mandatos-App Fixkosten darstellen und insofern nicht von der Zahl der Nutzer abhängig ist, steigt die Wirtschaftlichkeit mit der Anzahl der Kreistagsmitglieder, die sich für eine Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst entscheiden.

 

2.      Jährlicher Aufwand

Softwarepflege Mandatos Serversoftware         103,00 €

Softwarepflege Mandatos iPad-App                     52,00 €

Softwarepflege Mandatos Android App                52,00 €         

207,00 € x 12 = 2.484,00 €

Abschreibung für Software                                                          1.021,02 €
Summe jährlicher Aufwand:                                                        3.502,02 €
Zusätzliche Aufwandsentschädigung                    75,00 € pro Ktabg./Jahr

                                                                             375,00 € pro Ktabg./Wahlperiode

 

Gesamt

a.   bei Umstellung aller KtAbg. (54)                     4.050,00 € + 3.502,02 = 7.552,02 €   

b.   bei Umstellung von 50% der KtAbg. (27)       2.025,00 € + 3.502,02 = 5.530,02 €

 

Gesamtaufwand pro Jahr und pro Kreistagsabgeordneten

a.   7.552,02 € / 54 KtAbg.                                    139,85 €

b.   5.530,02 € / 27 KtAbg.                                    204,82 €

 

3.      Jährliche Einsparungen

Die Ermittlung der Kosten je Kreistagsabgeordneten im Jahr 2011 ergab 178,07 € pro Jahr für das Jahr 2010 (siehe Sitzungsvorlage SV-8-0568/1). Eine aktuelle Neuberechnung der Kosten auf gleicher Grundlage für ein typisches Arbeitsjahr ergibt nun 204,75 €.

In diesem Kosten waren 75,40 € für Portokosten veranschlagt, hierbei ist jedoch folgendes zu beachten: Auf Grund der Vielzahl der Schriftstücke, die zum Teil durch die Verwaltung lediglich an die Kreistagsabgeordneten weitergeleitet werden, konnte nach Einschätzung der Poststelle bislang – möglicherweise auch im Zusammenwirken mit einem Zuwarten beim Versand - bei keinem der Kreistagsabgeordneten auf eine DIN A 4-Postsendung komplett verzichtet werden, allerdings kann aufgrund von wegfallender Terminversendungen die Zahl der Versendungen deutlich reduziert werden. Es wird davon ausgegangen, dass etwa 65 Prozent der Kosten für den Versand (= 49,01 €) eingespart werden können. Daher sollen bei einer Berechnung 35 % (= 26,39 €) des eingesparten Portoanteils nicht berücksichtigt werden:

204,75 € - 26,39 € = 178,36 € jährliche Einsparungen pro Jahr und Kreistagsabgeordneten

 

4.      Wirtschaftlichkeit

	bei allen Ktabg.	Bei 50 % der Ktabg.
Kosten jährlich	7.555 €	5.530 €
Weniger-Aufwand	9.631 €	4.815 €
Differenz	2.076 €	- 714 €

Die Wirtschaftlichkeit wird neben der Anzahl der Kreistagsabgeordneten, die sich gegen eine Umstellung entscheiden, auch durch den höheren Aufwand bei einem zeitgleichen digitalen und papiergebundenen Sitzungsdienst negativ beeinflusst. Dieses wäre nicht sinnvoll. Daher wird angestrebt, dass sich alle Kreistagsabgeordneten für die Umstellung entscheiden. Damit könnten je Jahr rd. 2.000 EUR eingespart werden. Bei einer Beteiligungsquote von nur 50 % ist der zusätzliche Aufwand höher als die Einsparung. Liegt die Beteiligung bei rd. zwei Drittel der Kreistagsabgeordneten wird ein positives Ergebnis erzielt.

 

Bei der von der Arbeitsgruppe vorgeschlagenen Lösung müssen pro Wahlperiode bei Beteiligung aller Ktabg. 20.250 EUR für die Entschädigung der teilnehmenden Ktabg. eingeplant werden, für die aktuelle Wahlperiode (bis 2020) müsste dieser Betrag im Haushalt 2016 noch berücksichtigt werden.

 

Personal

Für die Pflege der Mandatos-App, die Betreuung von technischen Problemen der Kreistagsabgeordneten und der Schulung im Umgang mit der Mandatos-App wird der Aufwand für das Personal der EDV-Abteilung in zurzeit nicht abschätzbarem Umfang ansteigen. Ebenfalls kann nicht vorausgesehen werden, ob dieses mit dem derzeitigen Personal der EDV-Abteilung leistbar ist. Maßgeblich wird hier der Umfang der technischen Unterstützung sein. Dieses kann zu einem höheren Stellenbedarf führen. Denkbare Einsparungen an Personalstellenanteilen in der Poststelle/Druckerei  lassen sich erst nach der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes ermitteln, eine seriöse Schätzung kann im Vorfeld nicht erfolgen.

 

V. Zuständigkeit für die Entscheidung

Nach § 26 Abs. 1 KrO NRW ist die Zuständigkeit des Kreistages gegeben.