Beschlussvorschlag:
- Der von der Verwaltung präsentierten beigefügten
Entwurfsplanung wird zugestimmt.
- Die Verwaltung wird mit der weiteren
Planung und Umsetzung für den Neubau eines Kreishauses 5 in Höhe der
kalkulatorisch ermittelten Gesamtbaukosten von 3.300.000,00 € beauftragt.
- Der Aufhebung des Sperrvermerkes wird
zugestimmt.
Begründung:
I. Problem
Vom Jahr 2011 bis zum Jahr 2017 wurden in der Kreisverwaltung Coesfeld
aufgrund neuer Aufgaben und/oder höherer Fallzahlen insgesamt fast 65 neue
Stellen geschaffen.
Haushalts- jahr |
Stellen (lt. Stellenplan)* |
Veränderung |
2011 |
527,40 |
|
2012 |
534,20 |
6,8 |
2013 |
536,20 |
2,4 |
2014 |
539,95 |
3,4 |
2015 |
544,95 |
5,0 |
2016 |
574,35 |
29,4 |
2017 |
590,85 |
16,5 |
Summe
Stellenveränderung |
63,5 |
*
ohne Fleischuntersuchungspersonal und Ausbildungskräfte
Insbesondere vor dem Hintergrund der großen Flüchtlingswelle wurden bzw.
werden alleine in den Jahren 2016 und 2017 45,9 Stellen eingerichtet. Die neuen
Stellen (u.a. in den Bereichen Ausländerbehörde, Jugendamt, Soziales und
Kommunales Integrationszentrum) wurden im vorhandenen Bestand, d.h. überwiegend
in den vorhandenen Kreishäusern 1 bis 4, untergebracht. Teils wurden hier
bereits Belastungsgrenzen und selbst gesetzte Standards (Drei-Personen-Büros
auf engem Raum, räumliche Trennung eigentlich zusammengehörender Einheiten) überschritten.
Die neuen Stellen in 2017 sind kaum noch im Bestand zu kompensieren, da hier
bereits sehr stark verdichtet wurde.
Dem Kreis Coesfeld als familienfreundlichen Arbeitgeber ist sehr um die
Vereinbarkeit von Familie und Beruf gelegen. Deswegen wird aktiv die Möglichkeit
einer Beschäftigung in Teilzeit gefördert. Auch dadurch wird weiterer Büroraum
gebunden. Zwischenzeitlich wird durch Instrumente wie Desksharing (mehrere
Mitarbeiter teilen sich einen Arbeitsplatz oder ein Büro wird auch für andere
Zwecke zur Verfügung gestellt) oder Heimarbeit versucht, die vorhandenen
Probleme etwas abzumildern. Beide Modelle können das Grundproblem allerdings nur
teilweise auffangen.
Eine Auswertung des durchschnittlichen Büroraums je Mitarbeiter ergab,
dass innerhalb der Kreisverwaltung im Durchschnitt 13,19 m² je Mitarbeiter
(ohne Auszubildende) zur Verfügung stehen.
Kreishaus |
Bürofläche in m² |
Anzahl MA |
Ø m² / Person |
1 |
2.905,50 |
220 |
13,21 |
2 |
1.740,83 |
134 |
12,99 |
3 |
793,40 |
58 |
13,68 |
4 |
286,12 |
22 |
13,01 |
Gesamt |
5.725,85 |
434 |
13,19 |
Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) sieht hier einen Referenzwert von 15,5 m² vor.
Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA NRW) hat im Jahr 2006 die Bruttogrundfläche in m² je
Mitarbeiter beim Kreis Coesfeld berechnet. Im Gegensatz zu der o.g.
Untersuchung der KGSt wurden hier auch abteilungsübergreifende Flächen (z.B.
Flure) berücksichtigt. Die durchschnittliche Bruttogrundfläche liegt in der Kreisverwaltung
Coesfeld bei 44,26 m² je Mitarbeiter. Der Mittelwert im interkommunalen
Vergleich liegt bei 47,93 m² je Mitarbeiter.
Feststellung der GPA NRW: „Die Kreisverwaltung Coesfeld weist einen
unterdurchschnittlichen Flächenanteil je Mitarbeiter im interkommunalen Vergleich
aus. In der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation erscheinen die
Raumkapazitäten bezogen auf den Kreishaus – Komplex in Coesfeld weitestgehend erschöpft. Ein offenkundiger
Flächenüberhang ist nicht erkennbar.“
Von der GPA NRW vorgeschlagene
arbeitsorganisatorische Maßnahmen (wie Heimarbeit/Telearbeit etc.) wurden in
den vergangenen Jahren deutlich ausgeweitet. Bereits im Zeitpunkt der
Feststellung im Jahre 2006 wurde dem Kreis Coesfeld bescheinigt, dass die
Kapazitätsgrenzen erreicht seien. Seit diesem Zeitpunkt gab es dennoch einen
Stellenzuwachs von 15 % (2006: 514,00 Stellen / 2017: 590,85 Stellen).
In der Anlage zu dieser Sitzungsvorlage sind Grundrisse der Kreishäuser
1 bis 4 beigefügt. Aus diesen Plänen wird ersichtlich, wie die Struktur der
Büros in den einzelnen Kreishäusern im Wesentlichen gestaltet ist und wie eng
die Beschäftigten in den Kreishäusern sitzen. Überwiegend gibt es 2er und 3er
Büros. Sofern Mitarbeiter in Einzelbüros tätig sind, handelt es sich hierbei in
der Regel um Abteilungsleitungen, Fachdienstleitungen oder Bereiche mit großem
Publikumsverkehr.
Darüber hinaus gibt es innerhalb der Kreisverwaltung eine hohe Anzahl an
Besprechungen (sowohl intern als auch extern). Die vorhandenen
Besprechungsmöglichkeiten (Bauernstube, kleiner und großer Sitzungssaal,
EDV-Schulungsraum, Kantine, Besprechungsraum 201 sowie ein weiterer
Besprechungsraum im Kreishaus 2) reichen von ihrer Kapazität her nicht mehr
aus, so dass auch hier entsprechender Handlungsbedarf besteht.
Das Thema Sicherheit nimmt darüber hinaus in der öffentlichen Verwaltung
eine immer größere Bedeutung ein. Der Dienstherr hat hier eine Fürsorgepflicht
gegenüber seinen Beschäftigten. In der öffentlichen Verwaltung ist eine
zunehmende Tendenz zu verzeichnen, in der es zu mehr oder weniger folgenschweren
Übergriffen von Kunden gegenüber den Mitarbeitern gekommen ist. Auch der Kreis
Coesfeld musste im vergangenen Jahr zwei Hausverbote aussprechen, da
Mitarbeiter massiv bedroht wurden. Insbesondere die Eingriffsverwaltung (u.a.
Ausländerbehörde und Jugendamt) ist bei dieser Thematik besonders betroffen.
Für die Ausländerbehörde wurde im Jahr 2003 eine räumliche Vorsorge
getroffen und eine Barriere durch ein Schaltersystem im Kreishaus 2 geschaffen.
Zudem wurde eine Kameraüberwachung installiert (für den Warteraum sowie für
einen abgesicherten Besprechungsraum) und ein Türverschlusssystem
eingerichtet.
Entsprechende Schutzeinrichtungen im Jugendamt sind nicht vorhanden.
Zwar wird derzeit durch eine Projektgruppe ein Sicherheitskonzept erarbeitet
und Maßnahmen im unterschwelligen Bereich entwickelt (gezielte Fort- und
Weiterbildung der Beschäftigten, kritische Gespräche nur zusammen mit einer
Kollegin/einem Kollegen), ein effektiver räumlicher Schutz kann aber nicht
bereitgestellt werden.
II. Lösung
Durch den Neubau eines Kreishauses 5 könnten insgesamt bis zu 62
Büroarbeitsplätze entstehen. Das beabsichtigte Raumkonzept des neuen
Kreishauses kann dem Entwurf vom Architekturbüro Bock, Neuhaus und Partner aus
Coesfeld entnommen werden, welches als Anlage zu dieser Sitzungsvorlage beigefügt
ist.
In der Struktur des Kreishauses 5 soll Flexibilität im Vordergrund
stehen. Die Aufteilung der Räume soll durch veränderbare Wände und bewegliche
Raumtrenner bei Bedarf neu gestaltet werden können. Hierdurch kann u.a. eine
angemessene Reaktion auf kurzfristige Veränderungen (z.B. Veränderung der
Mitarbeiterzahl) oder nicht absehbare Ereignisse sichergestellt werden. Die Art
und Weise der Büroausstattung soll es zudem ermöglichen, die Struktur der
einzelnen Büroräume je nach Bedarf flexibel anzupassen.
Der Schwerpunkt der Bürogestaltung soll auf dem Aspekt der Teambildung
liegen. Durch die Schaffung von Büroräumen, in denen im Standard drei bis vier
ergonomische Arbeitsplätze eingerichtet sind, wird die Kommunikation der
Mitarbeiter bewusst unterstützt und die Teambildung so gefördert. In den
Mittelteilen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zurückzuziehen (z.B.
in geschlossene Besprechungsräume).
Der voran schreitende Prozess der Digitalisierung (z.B. digitale
Elterngeldakte in 2017) ermöglicht es, die Raumaufteilung effizienter zu
gestalten, da weniger Raum für Schränke bereitgestellt werden muss. Durch die
Digitalisierung der Aktenbestände ergeben sich weitere Vorteile: Die Aktensuche
entfällt und der Fokus kann noch mehr auf die Beratungsqualität und Betreuung
gerichtet werden, mit entsprechend positiven Auswirkungen für die Kunden.
Deswegen soll die Digitalisierung auch in Bezug auf die Planungen zum Kreishaus
5 weiter fokussiert werden.
Im Erdgeschoss ist darüber hinaus ein Serverraum vorgesehen. Dieser
Server soll eine Redundanz zum Server im Kreishaus 1 darstellen, sprich auf
diesem Server sollen gespeicherten Daten, Dokumente und Informationen
gespiegelt werden. Dadurch wird dem Risikomanagement in diesem Punkt entsprochen.
Durch den Neubau eines Kreishauses zur möglichen Unterbringung des
gesamten Jugendamtes als besonders sensiblen Bereich könnte auch dem oben
geschilderten Sicherheitsaspekt Rechnung getragen werden. Die Besprechungsräume
im Erdgeschoss würden mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen (Notknopf,
separate Tür für die Beschäftigten) ausgestattet werden. Zudem würde durch Glas
Transparenz geschaffen werden. In die Bereiche der originären Sachbearbeitung
(1. und 2. OG) hätten die Kunden gar nicht erst einen Zugang. So könnte der
Trennung zwischen Frontoffice (Kundenbereich und Serviceleistungen im
Erdgeschoss) und Backoffice (eigentliche Sachbearbeitung im Hintergrund,
nämlich im 1. und 2. Obergeschoss) entsprochen werden.
Darüber hinaus könnten im Zuge des Umzugs des Jugendamtes in das Kreishaus
5 die Ansiedlung der Abteilungen innerhalb der Kreisverwaltung Coesfeld ganz
neu angepasst werden. Ziel wäre hierbei, im Erdgeschoss des Kreishauses 1 eine „Dienstleistungsmeile“
einzurichten, sprich Bereiche mit hoher Kundenfrequenz dort anzusiedeln.
Dieses würde einen erheblichen Beitrag zur Kundenzufriedenheit leisten, die
Bürgerinnen und Bürger in den Fokus nehmen, ganz im Sinne von „kurze Wege für
die Kunden“. Die möglichen Büroräume, die für die Dienstleistungsmeile genutzt
werden könnten, sind in der Anlage entsprechend dargestellt.
Darüber hinaus könnten endlich Abteilungen zusammengeführt werden, die
derzeit noch über mehrere Kreishäuser verteilt sind. Dieses baut Schnittstellen
ab und verbessert letztlich die Kommunikation. Abläufe werden effizienter, mit
entsprechender positiver Auswirkung für die Bürgerinnen und Bürger des Kreises
Coesfeld
Die Kosten für den redundanten Serverraum sind im Rahmen des
Sicherheitskonzeptes im Budget der Abteilung 10 (10.4 – EDV) veranschlagt. Die
Kosten für die Vernetzung der Kreishäuser I – V (Ringverkabelung) werden
ebenfalls dort veranschlagt.
III. Alternativen
Eine weitere Verdichtung innerhalb des
Bestandes ist nicht möglich.
IV. Auswirkungen / Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)
Kostenaufstellung nach DIN 276 durch Bock,
Neuhaus & Partner:
Summe Grundstück 0,00
€
Summe Herrichten und Erschließen 20.000
€
Summe Bauwerk Baukonstruktion 1.270.000
€
Summe Bauwerk Technische Anlagen 550.000
€
Summe Außenanlagen (inkl. Steg) 100.000
€
Summe Ausstattung und Kunstwerke (inkl. Möbel/Festeinbauten) 260.000
€
Summe Baunebenkosten (Honorare, Gebühren etc.) 572.000 €
Gesamtsumme der
Maßnahmen 2.772.000
€
Mehrwertsteuer 19% ca.
528.000 €
Gesamtsumme
einschl. Mehrwertsteuer 3.300.000
€
Bezugnehmend auf
den Beschluss des Kreistages vom 21.12.2016 (SV-9-0692) werden von den frei
gewordenen Fördermitteln aus dem KInvFöG NRW in Höhe von 4.707.000 € insgesamt 2.970.000
€ (90% der Bausumme; 10% Eigenanteil des Kreises Coesfeld) zur Finanzierung des
Kreishausneubaus eingesetzt.
V. Zuständigkeit
für die Entscheidung
Der Kreistag ist zuständig gemäß § 26 Abs. 1 S. 1
Kreisordnung NRW.