Beschlussvorschlag:

 

  1. Der von der Verwaltung präsentierten beigefügten Entwurfsplanung wird zugestimmt.

 

  1. Die Verwaltung wird mit der weiteren Planung und Umsetzung für den Neubau eines Kreishauses 5 in Höhe der kalkulatorisch ermittelten Gesamtbaukosten von 3.300.000,00 € beauftragt.

 

  1. Der Aufhebung des Sperrvermerkes wird zugestimmt.

Begründung:

 

I.   Problem

 

Vom Jahr 2011 bis zum Jahr 2017 wurden in der Kreisverwaltung Coesfeld aufgrund neuer Aufgaben und/oder höherer Fallzahlen insgesamt fast 65 neue Stellen geschaffen.

 

Haushalts-

jahr

Stellen

(lt. Stellenplan)*

Veränderung
(in Stellen)

2011

527,40

2012

534,20

6,8

2013

536,20

2,4

2014

539,95

3,4

2015

544,95

5,0

2016

574,35

29,4

2017

590,85

16,5

Summe Stellenveränderung

63,5

 

                                * ohne Fleischuntersuchungspersonal und Ausbildungskräfte

 

Insbesondere vor dem Hintergrund der großen Flüchtlingswelle wurden bzw. werden alleine in den Jahren 2016 und 2017 45,9 Stellen eingerichtet. Die neuen Stellen (u.a. in den Bereichen Ausländerbehörde, Jugendamt, Soziales und Kommunales Integrationszentrum) wurden im vorhandenen Bestand, d.h. überwiegend in den vorhandenen Kreishäusern 1 bis 4, untergebracht. Teils wurden hier bereits Belastungsgrenzen und selbst gesetzte Standards (Drei-Personen-Büros auf engem Raum, räumliche Trennung eigentlich zusammengehörender Einheiten) überschritten. Die neuen Stellen in 2017 sind kaum noch im Bestand zu kompensieren, da hier bereits sehr stark verdichtet wurde.

 

Dem Kreis Coesfeld als familienfreundlichen Arbeitgeber ist sehr um die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gelegen. Deswegen wird aktiv die Möglichkeit einer Beschäftigung in Teilzeit gefördert. Auch dadurch wird weiterer Büroraum gebunden. Zwischenzeitlich wird durch Instrumente wie Desksharing (mehrere Mitarbeiter teilen sich einen Arbeitsplatz oder ein Büro wird auch für andere Zwecke zur Verfügung gestellt) oder Heimarbeit versucht, die vorhandenen Probleme etwas abzumildern. Beide Modelle können das Grundproblem allerdings nur teilweise auffangen.

 

Eine Auswertung des durchschnittlichen Büroraums je Mitarbeiter ergab, dass innerhalb der Kreisverwaltung im Durchschnitt 13,19 m² je Mitarbeiter (ohne Auszubildende) zur Verfügung stehen.

 

Kreishaus

Bürofläche in m²

Anzahl MA

Ø m² / Person

1

2.905,50

220

13,21

2

1.740,83

134

12,99

3

793,40

58

13,68

4

286,12

22

13,01

Gesamt

5.725,85

434

13,19

 

Die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) sieht hier einen Referenzwert von 15,5 m² vor.

 

Die Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen (GPA NRW) hat im Jahr 2006 die Bruttogrundfläche in m² je Mitarbeiter beim Kreis Coesfeld berechnet. Im Gegensatz zu der o.g. Untersuchung der KGSt wurden hier auch abteilungsübergreifende Flächen (z.B. Flure) berücksichtigt. Die durchschnittliche Bruttogrundfläche liegt in der Kreisverwaltung Coesfeld bei 44,26 m² je Mitarbeiter. Der Mittelwert im interkommunalen Vergleich liegt bei 47,93 m² je Mitarbeiter.

 

Feststellung der GPA NRW: „Die Kreisverwaltung Coesfeld weist einen unterdurchschnittlichen Flächenanteil je Mitarbeiter im interkommunalen Vergleich aus. In der aktuellen Aufbau- und Ablauforganisation erscheinen die Raumkapazitäten bezogen auf den Kreishaus – Komplex in Coesfeld  weitestgehend erschöpft. Ein offenkundiger Flächenüberhang ist nicht erkennbar.“

 

Von der GPA NRW vorgeschlagene arbeitsorganisatorische Maßnahmen (wie Heimarbeit/Telearbeit etc.) wurden in den vergangenen Jahren deutlich ausgeweitet. Bereits im Zeitpunkt der Feststellung im Jahre 2006 wurde dem Kreis Coesfeld bescheinigt, dass die Kapazitätsgrenzen erreicht seien. Seit diesem Zeitpunkt gab es dennoch einen Stellenzuwachs von 15 % (2006: 514,00 Stellen / 2017: 590,85 Stellen).

                                                                                                                      

In der Anlage zu dieser Sitzungsvorlage sind Grundrisse der Kreishäuser 1 bis 4 beigefügt. Aus diesen Plänen wird ersichtlich, wie die Struktur der Büros in den einzelnen Kreishäusern im Wesentlichen gestaltet ist und wie eng die Beschäftigten in den Kreishäusern sitzen. Überwiegend gibt es 2er und 3er Büros. Sofern Mitarbeiter in Einzelbüros tätig sind, handelt es sich hierbei in der Regel um Abteilungsleitungen, Fachdienstleitungen oder Bereiche mit großem Publikumsverkehr.

 

Darüber hinaus gibt es innerhalb der Kreisverwaltung eine hohe Anzahl an Besprechungen (sowohl intern als auch extern). Die vorhandenen Besprechungsmöglichkeiten (Bauernstube, kleiner und großer Sitzungssaal, EDV-Schulungsraum, Kantine, Besprechungsraum 201 sowie ein weiterer Besprechungsraum im Kreishaus 2) reichen von ihrer Kapazität her nicht mehr aus, so dass auch hier entsprechender Handlungsbedarf besteht.

 

Das Thema Sicherheit nimmt darüber hinaus in der öffentlichen Verwaltung eine immer größere Bedeutung ein. Der Dienstherr hat hier eine Fürsorgepflicht gegenüber seinen Beschäftigten. In der öffentlichen Verwaltung ist eine zunehmende Tendenz zu verzeichnen, in der es zu mehr oder weniger folgenschweren Übergriffen von Kunden gegenüber den Mitarbeitern gekommen ist. Auch der Kreis Coesfeld musste im vergangenen Jahr zwei Hausverbote aussprechen, da Mitarbeiter massiv bedroht wurden. Insbesondere die Eingriffsverwaltung (u.a. Ausländerbehörde und Jugendamt) ist bei dieser Thematik besonders betroffen.

 

Für die Ausländerbehörde wurde im Jahr 2003 eine räumliche Vorsorge getroffen und eine Barriere durch ein Schaltersystem im Kreishaus 2 geschaffen. Zudem wurde eine Kameraüberwachung installiert (für den Warteraum sowie für einen abgesicherten Besprechungsraum) und ein Türverschlusssystem eingerichtet. 

 

Entsprechende Schutzeinrichtungen im Jugendamt sind nicht vorhanden. Zwar wird derzeit durch eine Projektgruppe ein Sicherheitskonzept erarbeitet und Maßnahmen im unterschwelligen Bereich entwickelt (gezielte Fort- und Weiterbildung der Beschäftigten, kritische Gespräche nur zusammen mit einer Kollegin/einem Kollegen), ein effektiver räumlicher Schutz kann aber nicht bereitgestellt werden.

 

 

 

II.         Lösung

 

Durch den Neubau eines Kreishauses 5 könnten insgesamt bis zu 62 Büroarbeitsplätze entstehen. Das beabsichtigte Raumkonzept des neuen Kreishauses kann dem Entwurf vom Architekturbüro Bock, Neuhaus und Partner aus Coesfeld entnommen werden, welches als Anlage zu dieser Sitzungsvorlage beigefügt ist.

 

In der Struktur des Kreishauses 5 soll Flexibilität im Vordergrund stehen. Die Aufteilung der Räume soll durch veränderbare Wände und bewegliche Raumtrenner bei Bedarf neu gestaltet werden können. Hierdurch kann u.a. eine angemessene Reaktion auf kurzfristige Veränderungen (z.B. Veränderung der Mitarbeiterzahl) oder nicht absehbare Ereignisse sichergestellt werden. Die Art und Weise der Büroausstattung soll es zudem ermöglichen, die Struktur der einzelnen Büroräume je nach Bedarf flexibel anzupassen.

 

Der Schwerpunkt der Bürogestaltung soll auf dem Aspekt der Teambildung liegen. Durch die Schaffung von Büroräumen, in denen im Standard drei bis vier ergonomische Arbeitsplätze eingerichtet sind, wird die Kommunikation der Mitarbeiter bewusst unterstützt und die Teambildung so gefördert. In den Mittelteilen haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich zurückzuziehen (z.B. in geschlossene Besprechungsräume).

 

Der voran schreitende Prozess der Digitalisierung (z.B. digitale Elterngeldakte in 2017) ermöglicht es, die Raumaufteilung effizienter zu gestalten, da weniger Raum für Schränke bereitgestellt werden muss. Durch die Digitalisierung der Aktenbestände ergeben sich weitere Vorteile: Die Aktensuche entfällt und der Fokus kann noch mehr auf die Beratungsqualität und Betreuung gerichtet werden, mit entsprechend positiven Auswirkungen für die Kunden. Deswegen soll die Digitalisierung auch in Bezug auf die Planungen zum Kreishaus 5 weiter fokussiert werden.

 

Im Erdgeschoss ist darüber hinaus ein Serverraum vorgesehen. Dieser Server soll eine Redundanz zum Server im Kreishaus 1 darstellen, sprich auf diesem Server sollen gespeicherten Daten, Dokumente und Informationen gespiegelt werden. Dadurch wird dem Risikomanagement in diesem Punkt entsprochen.

 

Durch den Neubau eines Kreishauses zur möglichen Unterbringung des gesamten Jugendamtes als besonders sensiblen Bereich könnte auch dem oben geschilderten Sicherheitsaspekt Rechnung getragen werden. Die Besprechungsräume im Erdgeschoss würden mit entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen (Notknopf, separate Tür für die Beschäftigten) ausgestattet werden. Zudem würde durch Glas Transparenz geschaffen werden. In die Bereiche der originären Sachbearbeitung (1. und 2. OG) hätten die Kunden gar nicht erst einen Zugang. So könnte der Trennung zwischen Frontoffice (Kundenbereich und Serviceleistungen im Erdgeschoss) und Backoffice (eigentliche Sachbearbeitung im Hintergrund, nämlich im 1. und 2. Obergeschoss) entsprochen werden.

 

Darüber hinaus könnten im Zuge des Umzugs des Jugendamtes in das Kreishaus 5 die Ansiedlung der Abteilungen innerhalb der Kreisverwaltung Coesfeld ganz neu angepasst werden. Ziel wäre hierbei, im Erdgeschoss des Kreishauses 1 eine „Dienstleistungsmeile“ einzurichten, sprich Bereiche mit hoher Kundenfrequenz dort anzusiedeln.


Dieses würde einen erheblichen Beitrag zur Kundenzufriedenheit leisten, die Bürgerinnen und Bürger in den Fokus nehmen, ganz im Sinne von „kurze Wege für die Kunden“. Die möglichen Büroräume, die für die Dienstleistungsmeile genutzt werden könnten, sind in der Anlage entsprechend dargestellt.

 

Darüber hinaus könnten endlich Abteilungen zusammengeführt werden, die derzeit noch über mehrere Kreishäuser verteilt sind. Dieses baut Schnittstellen ab und verbessert letztlich die Kommunikation. Abläufe werden effizienter, mit entsprechender positiver Auswirkung für die Bürgerinnen und Bürger des Kreises Coesfeld

 

Die Kosten für den redundanten Serverraum sind im Rahmen des Sicherheitskonzeptes im Budget der Abteilung 10 (10.4 – EDV) veranschlagt. Die Kosten für die Vernetzung der Kreishäuser I – V (Ringverkabelung) werden ebenfalls dort veranschlagt.

 

III. Alternativen

 

Eine weitere Verdichtung innerhalb des Bestandes ist nicht möglich.

 

 

IV. Auswirkungen / Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)

 

Kostenaufstellung nach DIN 276 durch Bock, Neuhaus & Partner:

 

Summe Grundstück                                                                                                        0,00 €

Summe Herrichten und Erschließen                                                                          20.000 €

Summe Bauwerk Baukonstruktion                                                                        1.270.000 €

Summe Bauwerk Technische Anlagen                                                                    550.000 €

Summe Außenanlagen (inkl. Steg)                                                                            100.000 €

Summe Ausstattung und Kunstwerke (inkl. Möbel/Festeinbauten)                             260.000 €

Summe Baunebenkosten (Honorare, Gebühren etc.)                                                  572.000 €

 

Gesamtsumme der Maßnahmen                                                                          2.772.000 €

Mehrwertsteuer 19%                                                                                           ca. 528.000 €

 

Gesamtsumme einschl. Mehrwertsteuer                                                               3.300.000 €

      

Bezugnehmend auf den Beschluss des Kreistages vom 21.12.2016 (SV-9-0692) werden von den frei gewordenen Fördermitteln aus dem KInvFöG NRW in Höhe von 4.707.000 € insgesamt 2.970.000 € (90% der Bausumme; 10% Eigenanteil des Kreises Coesfeld) zur Finanzierung des Kreishausneubaus eingesetzt.

 

 

V. Zuständigkeit für die Entscheidung

 

Der Kreistag ist zuständig gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 Kreisordnung NRW.