Beschlussvorschlag:
1.
Der Kreis Coesfeld schließt mit der Gemeinde
Rosendahl die im Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die
Wahrnehmung der Aufgaben der Zentralen Vergabestelle.
2.
Der Landrat wird ermächtigt, die als Anlage im
Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung (ÖRV) abzuschließen.
3.
Der Landrat wird ermächtigt, im Bedarfsfall weitere
entsprechende öffentlich-rechtliche Vereinbarungen mit anderen Städten und
Gemeinden im Kreis Coesfeld abzuschließen.
Begründung:
I. Problem
Das Vergaberecht ist ein sich stetig weiter entwickelndes Rechtsgebiet.
Gerade in den letzten Jahren sind zahlreiche grundlegende rechtliche Änderungen
vollzogen worden. Der Kreis Coesfeld hat zur Bündelung dieses komplexen
vergaberechtlichen Fachwissens und damit zur Standardisierung und Optimierung
der Vergabeverfahren zum 01.01.2014 eine Zentrale Vergabestelle eingerichtet.
Diese begleitet alle Ausschreibungs- und Vergabeverfahren beratend und übernimmt
zudem die in der Geschäftsanweisung für die Vergaben von Aufträgen beim Kreis
Coesfeld festgelegten Aufgaben. Die Zentrale Vergabestelle ist hiernach
insbesondere für die formelle Durchführung der beschränkten, öffentlichen und
europaweiten Vergabeverfahren von Dienst-, Liefer- und Bauleistungen des Kreises
zuständig.
Im Jahr 2016 hat der Kreis Coesfeld eine Informationsveranstaltung zum
Vergaberecht mit den Städten und Gemeinden im Kreis durchgeführt. Im Rahmen
dieser Informationsveranstaltung wurde die Offenheit des Kreises Coesfeld für
verschiedene Formen der Zusammenarbeit im Aufgabenbereich des Vergaberechts
dargelegt. Die Gemeinde Rosendahl hat bislang ihre vergaberechtlichen Aufgaben
eigenverantwortlich durchgeführt. Sie hat nunmehr ihr Interesse an einer
interkommunalen Zusammenarbeit mit dem Kreis Coesfeld vorgetragen und ihr
Interesse am Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über die
Wahrnehmung der Aufgaben der Zentralen Vergabestelle bekundet.
Parallel hierzu wurden auch sämtliche übrigen kreisangehörigen Städte
und Gemeinden angeschrieben, um ihr Interesse am Abschluss einer solchen
Vereinbarung zu bekunden. Ein aktueller
Handlungsbedarf besteht derzeit bei keiner weiteren Stadt oder Gemeinde.
Gleichwohl könnte es sein, dass zu einem späteren Zeitpunkt ein konkretes
Interesse gegeben ist, ebenfalls eine solche öffentliche-rechtliche
Vereinbarung auf dem Gebiet des Vergaberechtes mit dem Kreis Coesfeld
abzuschließen. Hierzu sollte bereits jetzt
eine Ermächtigung eingeholt werden, mit der auch zu einem späteren
Zeitpunkt mit interessierten Kommunen im Kreis Coesfeld der Abschluss einer
solchen Vereinbarung vorgenommen werden kann.
Es ist nunmehr darüber zu entscheiden, wie hier weiter vorgegangen
werden soll.
II. Lösung
Es ist beabsichtigt, im Wege einer mandatierenden Aufgabenübertragung
die formelle Durchführung der beschränkten, öffentlichen und europaweiten
Ausschreibungen der Gemeinde Rosendahl durch eine öffentlich-rechtliche
Vereinbarung auf die Zentrale Vergabestelle des Kreises Coesfeld zu übertragen.
Alle nicht-förmlichen Vergabeverfahren (z.B. freihändige Vergabe, Direktkauf)
obliegen weiterhin der Gemeinde. Die Aufgaben der Gemeinde Rosendahl werden
nicht in die Zuständigkeit des Kreises Coesfeld übernommen, sondern bleiben
unter Wahrung der gemeindlichen Verantwortung in der Verantwortung der
Gemeinde. Sie werden von der Zentralen Vergabestelle des Kreises Coesfeld
lediglich durchgeführt und wahrgenommen. Im Wesentlichen kommt es zu folgender
Aufgabentrennung:
1.
Leistungen
des Kreises Coesfeld nach der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung
Die Zentrale Vergabestelle des Kreises Coesfeld
erbringt insbesondere die folgenden Leistungen:
·
das Ergänzen der Vergabeunterlagen um fachneutrale
Kriterien (z.B. allgemeine Vertragsbedingungen, Vordrucke nach TVgG NRW etc.)
·
das Ändern – sowohl Streichen als auch Ergänzen –
des vorgeschlagenen Bieterkreises bei beschränkten Ausschreibungen
·
die Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes bzw.
die Vergabebekanntmachung
·
die Bereitstellung der Vergabeunterlagen
·
die Entgegennahme von Bieterfragen und die
einheitliche Information (in Abstimmung mit der Gemeinde Rosendahl)
·
das Sammeln der Angebote und Durchführung der
Submission
·
die Prüfung formaler Kriterien einschließlich der
Vollständigkeit der Vergabeunterlagen
·
die Nachforderung fehlender Erklärungen und
Nachweise (in Abstimmung mit der Gemeinde Rosendahl)
·
die Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen
Anfragen (z.B. Vergaberegister, Gewerbezentralregister), Bekanntmachungen und
Veröffentlichungen
·
das Erstellen von Informations- und Absageschreiben
an nicht berücksichtige Bieter
·
die Durchführung von ex-ante- und
ex-post-Veröffentlichungen
·
die Bearbeitung von Rechtsschutz- und
Nachprüfverfahren
·
die Erstellung der gesetzlich vorgeschriebenen
Vergabestatistiken
·
die Beratung und Information hinsichtlich formaler
Fragestellungen in Vergabeverfahren, auch bei nicht-förmlichen Vergaben
2.
Leistungen
der Gemeinde Rosendahl nach der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung
Die Gemeinde Rosendahl erbringt gegenüber der
Zentralen Vergabestelle des Kreises Coesfeld insbesondere die folgenden
Leistungen:
·
die Ermittlung des Bedarfs und des zu erwartenden Auftragswertes
·
die Wahl der Vergabeart
·
das Erstellen der Leistungsbeschreibung sowie die
Festlegung der Eignungs- und Zuschlagskriterien
·
das Erstellen zusätzlicher, ergänzender bzw.
besonderer Vertragsbedingungen
·
das Vorschlagen des Bieterkreises bei beschränkten
Ausschreibungen
·
das Einholen notwendiger Entscheidungen und
Beschlüsse (z.B. des Kämmerers, des zuständigen Fachausschusses) zur
Durchführung von Vergabeverfahren
·
die Sicherstellung der Verfügbarkeit von
Haushaltsmitteln
·
die Berücksichtigung förderrechtlicher Aspekte
·
die interne Beantwortung anonymisierter
Bieterfragen zum Inhalt des Leistungsverzeichnisses an die Zentrale
Vergabestelle des Kreises
Coesfeld
·
die inhaltliche und rechnerische Prüfung und
Wertung der Angebote einschließlich fachlicher Prüfung vorzulegender
Erklärungen, Zertifikate, Referenzen etc.
·
die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots und
das Erstellen eines Vergabevorschlags
·
die Erteilung des Zuschlags und die Abwicklung des
Auftrags
·
die Aufbewahrung des Vergabevorgangs
·
die Information der Zentralen Vergabestelle des
Kreises Coesfeld über durchzuführende ex-ante- und ex-post-Veröffentlichungen
(auch bei freihändigen Vergaben)
·
die Anpassung der gemeindlichen Regelungen für die
Durchführung von Vergabeverfahren
Durch den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen
der Gemeinde Rosendahl und dem Kreis Coesfeld sollen Synergieeffekte genutzt
und die finanziellen, personellen und technischen Ressourcen im
Vergabeverfahren möglichst wirtschaftlich eingesetzt werden. Der Kreis Coesfeld
und die Gemeinde Rosendahl verfolgen damit die gemeinsame Zielsetzung,
Verwaltungsleistungen effizient und rechtssicher zu erbringen.
Im weiteren Verfahren wird dieser Entwurf der öffentlich-rechtlichen
Vereinbarung mit der Bezirksregierung Münster abzustimmen sein. Es wird davon
ausgegangen, dass dem Entwurf so zugestimmt wird. Sollten sich hierzu wesentliche
Änderungen ergeben, werden diese in der Sitzung des Kreistages vorgetragen;
ansonsten wird davon ausgegangen dass redaktionell erforderliche Änderungen
nicht mehr einer gesonderten Beschlussfassung bedürfen.
Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und zur Vermeidung weiteren Aufwandes
sollte bereits jetzt ein Grundsatzbeschluss dahingehend gefasst werden, dass im
Bedarfsfall - natürlich abgestimmt auf die jeweilige konkrete Situation im
Einzelfall - der Landrat ermächtigt wird, solche öffentlich-rechtliche
Vereinbarungen auch mit anderen kreisangehörigen Städten und Gemeinden
abschließen kann.
III. Alternativen
Auf den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung über die
Wahrnehmung der Aufgaben der Zentralen Vergabestelle zwischen dem Kreis
Coesfeld und der Gemeinde Rosendahl wird verzichtet. Es verbleibt bei der
bisherigen Verfahrensweise. Die durch eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung
entstehenden Synergieeffekte würden nicht genutzt werden können. Gleiches würde
auch für künftig abzuschließende öffentlich-rechtliche Vereinbarungen in diesem
Aufgabenfeld gelten.
IV. Auswirkungen /
Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)
Mit der Gemeinde Rosendahl erfolgt eine Abrechnung dahingehend, dass die
Gemeinde dem Kreis Coesfeld die in Bezug auf die Aufgabenwahrnehmung
entstandenen Kosten auf Grundlage des jeweils zu Beginn des Haushaltsjahres
aktuellen KGSt-Berichtes „Kosten eines Arbeitsplatzes“. Folgende Kosten werden
dabei angesetzt:
a) Jahrespersonalkosten
einer Fachkraft der Entgeltgruppe 10 bzw. der Besoldungsgruppe A 11 (je nach
Status) für den Bereich Verwaltung,
b) Sachkostenpauschale
für einen Büroarbeitsplatz,
c) Gemeinkostenzuschlag
in Höhe von 10 % der Jahrespersonalkosten.
Die Gemeinde Rosendahl erstattet dem Kreis Coesfeld jährlich einen
pauschalen Anteil von 8 % dieser Kosten.
Unabhängig hiervon sollen nach Ablauf von zwei Jahren die Erfahrungen zu
dieser öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen ausgetauscht werden.
Sollte es zum Abschluss weiterer öffentlich-rechtlicher Vereinbarungen
mit anderen kreisangehörigen Städten und Gemeinden kommen, so wäre auch hier
eine entsprechende Kostenerstattung vorzusehen.
V. Zuständigkeit für die
Entscheidung
Für die Entscheidung ist gem. § 26 Abs. 1 lit. r) der Kreisordnung für
das Land Nordrhein-Westfalen (KrO NRW) der Kreistag zuständig, da es sich um
eine neue Aufgabe handelt, für deren Übernahme keine Verpflichtung besteht.