Beschlussvorschlag:

Die als Anlage zu dieser Sitzungsvorlage beigefügte Satzung über die Aufgaben des Archivs des Kreises Coesfeld wird beschlossen.

Begründung:

I.    Problem

Das Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Lande Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – ArchivG NRW) findet auch auf die Kreise Anwendung und verpflichtet diese, ihr Archivgut in eigener Zuständigkeit zu archivieren. Der Kreis Coesfeld kommt seiner Verpflichtung durch die Errichtung und die Unterhaltung eines eigenen Archivs nach. Das eingerichtete Archiv genügt den archivfachlichen Anforderungen, da es hauptamtlich und hauptberuflich von einer Archivarin mit der Befähigung für die Laufbahn des gehobenen Dienstes betreut wird. § 10 Abs. 4 ArchivG NRW schreibt vor, dass Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, dem Archiv anzubieten sind. Als kommunales Archiv kann es Unterlagen von anderen Stellen oder von natürlichen oder juristischen Personen übernehmen. Im Rahmen der elektronischen Erfassung und Digitalisierung von Verwaltungsvorgängen sowie der Übernahme von Unterlagen Dritter wird dem Archiv eine zunehmende Anzahl von Akten, Urkunden, Unterlagen, Plänen, Briefwechseln etc. angeboten. Diese sind zu bewerten und zu erfassen.

Die Anbietung und Abgabe von Schriftgut der Dienststellen der Kreisverwaltung ist bislang in der Geschäftsanweisung zur Aktenordnung und zum Dokumentenmanagement des Kreises Coesfeld geregelt (§ 5.2 Archivwürdiges Schriftgut). Darüber hinaus besteht eine Benutzungsordnung aus dem Jahre 1994.

Zur reibungslosen Aufgabenerfüllung benötigt das Kreisarchiv eine rechtliche Grundlage, die Rechte und Pflichten der anbietenden Dienststellen und Dritter außerhalb der Verwaltung sowie des Archivs regelt.

Des Weiteren wird mit einer Archivsatzung die Wichtigkeit der Aufgabe der Archivierung zur Erhaltung des Kulturguts des Kreises Coesfeld und der Erforschung seiner Geschichte unterstrichen.

II.  Lösung

Die bisherige verwaltungsinterne Geschäftsanweisung sowie die bisherige Benutzungsordnung werden durch eine Archivsatzung (Anlage 1 zu dieser Sitzungsvorlage) sowie eine hierauf fußende Benutzungsordnung (Entwurf Anlage 2 zu dieser Sitzungsvorlage) ersetzt.

III. Alternativen

Der Kreis Coesfeld erlässt nicht die Satzung und es verbleibt damit bei der bestehenden Geschäftsanweisung zur Aktenordnung und zum Dokumentenmanagement des Kreises Coesfeld.

IV. Auswirkungen / Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)

Mit der Beschlussfassung der Satzung sind keine unmittelbaren Auswirkungen verbunden. Mit der weiteren Aufgabenwahrnehmung oder einer evtl. interkommunalen Zusammenarbeit können zusätzliche Aufwendungen einhergehen.

V.  Zuständigkeit für die Entscheidung

Der Kreistag ist gem. § 26 KrO NRW für den Erlass von Satzungen zuständig.