Betreff
Digitalisierung von Personalakten
Vorlage
SV-9-1781
Art
Sitzungsvorlage

Beschlussvorschlag:

 

Der Kreistag stimmt der Digitalisierung der Personalakten der Kreisverwaltung Coesfeld durch einen externen Scandienstleister zu. 

 

Sachverhalt:

 

I.    Ausgangslange

 

Die Personalverwaltung der Kreisverwaltung Coesfeld plant die Umstellung auf eine digitale Personalaktenführung. Im Rahmen des Projekts sollen die vorhandenen Personalakten durch einen externen Scandienstleister eingescannt werden. Hierfür ist die Zustimmung der obersten Dienstbehörde (Kreistag) erforderlich.

 

II.   Lösung

 

Es ist vorgesehen, die Digitalisierung der Personalakten an einen externen Scandienstleister zu vergeben. Die Ausschreibung soll voraussichtlich im Winter 2020/2021, die eigentliche Digitalisierung im Frühjahr 2021 erfolgen.

 

Die Digitalisierung von Bestandsakten durch externe Scandienstleister ist beim Kreis Coesfeld seit einigen Jahren der Regelfall. Egal ob Akten der kommunalen und der zentralen Ausländerbehörde, Jugendamtsakten, Bauakten, Tierbetriebsakten, Grundwasserbenutzungsakten oder Todesbescheinigungen, die Anwendungsfälle waren und sind sehr vielseitig. Die Erfahrung zeigt, dass externe Scandienstleister die Verarbeitung deutlich effizienter und kostengünstiger gestalten, als wenn man versuchen würde, große Aktenbestände durch eigenes Personal einscannen zu lassen.

 

Im Rahmen der Erbringung der Dienstleistung sind von den externen Scandienstleistern verschiedene Anforderungen zu erfüllen, u.a.

·         Nachweis Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9000 ff

·         Nachweis Konformität TR-Resiscan

·         Kapazitätsnachweise

·         Referenzen

·         Auftragsdatenverarbeitung bzgl. Datenschutz

 

Nach alledem wird beabsichtigt, die Digitalisierung der Personalakten der Kreisverwaltung Coesfeld auszuschreiben und an einen externen Dienstleister zu vergeben. 

 

III.  Alternativen

 

Die Papierakten werden nicht eingescannt und bleiben in Papierform erhalten. Dies bedingt allerdings hybrides Arbeiten (Medienbruch) und wird nicht empfohlen.

 

IV. Auswirkungen / Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)

 

Für die Digitalisierung der Papierakten wird mit einem finanziellen Umfang unter 10.000 € gerechnet. Entsprechende Haushaltsmittel stehen zur Verfügung.

 

V. Zuständigkeit für die Entscheidung

 

Das LBG NRW regelt die Führung von Personalakten. Über § 18 Abs. 5 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) gelten die Regelungen auch für tariflich Beschäftigte.

§ 91a LBG NRW eröffnet die Möglichkeit, Personalaktendaten auch außerhalb des öffentlichen Dienstes zu verarbeiten (einscannen zu lassen). Eine solche Verarbeitung liegt bei der Digitalisierung des Altbestandes vor und bedarf der Zustimmung der obersten Dienstbehörde (Kreistag).