Beschlussvorschlag:
Der Kreistag stimmt der
Digitalisierung der Personalakten der Kreisverwaltung Coesfeld durch einen externen
Scandienstleister zu.
Sachverhalt:
I.
Ausgangslange
Die Personalverwaltung der
Kreisverwaltung Coesfeld plant die Umstellung auf eine digitale
Personalaktenführung. Im Rahmen des Projekts sollen die vorhandenen
Personalakten durch einen externen Scandienstleister eingescannt werden.
Hierfür ist die Zustimmung der obersten Dienstbehörde (Kreistag) erforderlich.
II. Lösung
Es
ist vorgesehen, die Digitalisierung der Personalakten an einen externen
Scandienstleister zu vergeben. Die Ausschreibung soll voraussichtlich im Winter
2020/2021, die eigentliche Digitalisierung im Frühjahr 2021 erfolgen.
Die
Digitalisierung von Bestandsakten durch externe Scandienstleister ist beim
Kreis Coesfeld seit einigen Jahren der Regelfall. Egal ob Akten der kommunalen
und der zentralen Ausländerbehörde, Jugendamtsakten, Bauakten,
Tierbetriebsakten, Grundwasserbenutzungsakten oder Todesbescheinigungen, die
Anwendungsfälle waren und sind sehr vielseitig. Die Erfahrung zeigt, dass
externe Scandienstleister die Verarbeitung deutlich effizienter und kostengünstiger
gestalten, als wenn man versuchen würde, große Aktenbestände durch eigenes
Personal einscannen zu lassen.
Im Rahmen der Erbringung der
Dienstleistung sind von den externen Scandienstleistern verschiedene
Anforderungen zu erfüllen, u.a.
·
Nachweis
Qualitätsmanagement nach DIN ISO 9000 ff
·
Nachweis
Konformität TR-Resiscan
·
Kapazitätsnachweise
·
Referenzen
·
Auftragsdatenverarbeitung
bzgl. Datenschutz
Nach alledem wird beabsichtigt,
die Digitalisierung der Personalakten der Kreisverwaltung Coesfeld auszuschreiben
und an einen externen Dienstleister zu vergeben.
III. Alternativen
Die
Papierakten werden nicht eingescannt und bleiben in Papierform erhalten. Dies bedingt
allerdings hybrides Arbeiten (Medienbruch) und wird nicht empfohlen.
IV. Auswirkungen / Zusammenhänge
(Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)
Für
die Digitalisierung der Papierakten wird mit einem finanziellen Umfang unter
10.000 € gerechnet. Entsprechende Haushaltsmittel stehen zur Verfügung.
V. Zuständigkeit für die
Entscheidung
Das LBG NRW regelt die Führung
von Personalakten. Über § 18 Abs. 5 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) gelten die
Regelungen auch für tariflich Beschäftigte.
§ 91a LBG NRW eröffnet die Möglichkeit, Personalaktendaten auch außerhalb des öffentlichen Dienstes zu verarbeiten (einscannen zu lassen). Eine solche Verarbeitung liegt bei der Digitalisierung des Altbestandes vor und bedarf der Zustimmung der obersten Dienstbehörde (Kreistag).