Beschluss:

Mit Verabschiedung des Haushaltsplans 2022 (vgl. Beschluss des Kreistages vom 14.12.2021 -Sitzungsvorlage SV-10-0371/2) wurden bei der Investitionsnummer 160312KH01 - Lizenzen und Programme für Fachabteilungen (Investive Ermächtigung in Höhe von 37.000 € im Bereich Finanzwesen – digitaler Haushalt – Berichtswesen, vgl. Seite 402) und den mit der Realisierung dieser Investition verbundenen Aufwendungen (konsumtive Ermächtigung in Höhe von 10.000 €, zum Beispiel für Support, Wartung etc., vgl. Seite 410) Sperrvermerke angebracht.

Diese Sperrvermerke werden unter der Voraussetzung aufgehoben, dass die Haushaltssatzung für das Jahr 2022 (nebst Haushaltsplan 2022) nach einem abgeschlossenen aufsichtsbehördlichen Anzeige- und Genehmigungsverfahren Rechtswirksamkeit erlangt hat.

I. Sachdarstellung

Unter dem 18.01.2021 beantragte die Kreistagsfraktion „Bündnis 90/Die Grünen“ die Verwaltung zu beauftragen, für die Umsetzung eines digitalen interaktiven Haushalts mit interaktiver Jahresrechnung geeignete Softwareprodukte zu prüfen, die bürgerfreundliche digitale Darstellungen, mehrjährige Plan-Ist-Analysen und eine unterjährige Steuerung unterstützen.

Dieser Antrag wurde in der Kreisausschusssitzung vom 17.02.2021 einstimmig in der Form beschlossen, dass der Antrag zur weiteren Beratung an die Arbeitsgruppe zur Weiterentwicklung von Zielen und Kennzahlen verwiesen wurde. In der Folgezeit traf sich die Arbeitsgruppe, in der neben der Verwaltung (KD sowie Abteilung 20) je Kreistagsfraktion (ausgenommen Kreistagsfraktion „FAMILIE“) ein Vertreter teilnahmen, insgesamt vier Mal. In den Arbeitstreffen wurde herausgearbeitet, für welche Zielgruppe welche konkreten Anforderungen an eine Softwarelösung zu stellen ist, um dem Anliegen des Antragstellers möglichst nahe zu kommen.

In einer ersten Sitzung wurden dabei insgesamt fünf wesentliche Zielgruppen identifiziert, für die ein interaktiver/digitaler Haushalt von Nutzen sein kann:

-          die Verwaltung/Kämmerei (Fachdienst 20.1) in der tagtäglichen Arbeit zur Erleichterung der Abläufe

-          die Mitglieder der politischen Gremien des Kreises

-          die am Kreishaushalt interessierten Bürgerinnen und Bürger

-          die kreisangehörigen Städte und Gemeinden

-          die Presse

Die Politik hat in der 2. Sitzung der Arbeitsgruppe insbesondere folgende Nutzen hervorgehoben (Gesamtauflistung):

-          Entlastung der Verwaltung (Mehrfachnennung)

-          Arbeit für Politik vereinfachen

-          für jede Nutzergruppe einen Mehrwert schaffen

-          Zahlenreihenvergleich für Steuerung / Abweichungsanalyse (Mehrfachnennung)

-          Sachkontenebene nicht notwendig

-          grafische Darstellungen (Mehrfachnennung)

-          textliche Erläuterungen schnell auffindbar

-          Effektivitätssteigerung

-          Darstellung gravierender Abweichungen + Begründung für Politik

Aus Sicht der Städte und Gemeinden waren vor allem folgende Aspekte wichtig:

-          deutlicher – objektiv messbarer - Mehrwert und eine erhöhte Transparenz über das aktuell bereits Gelieferte hinaus

-          gute Übersichtlichkeit und Filtermöglichkeit nach einzelnen Produkten

-          möglichst umfassende Darstellung aller Ergebnis- und Finanzrechnungspositionen, gerne mit Verknüpfung von Erläuterungen bei größeren Abweichungen zum Vorjahr oder Vorvorjahr

-          zusätzliche, detailliertere Informationen (zum Beispiel Möglichkeit des Durchgriffs auf die Sachkontenebene)

-          visuell ansprechende und verständliche Möglichkeit, um sich über die aktuellen und zukünftigen Haushaltsdaten, Zielsetzungen und geplante bzw. umgesetzte Handlungsschwerpunkte zu informieren

-          Der interaktive Haushalt des Kreises sollte darüber hinaus eine nachvollziehbare grafische Darstellung des Trends der zukünftigen Entwicklung enthalten.

-          bessere Lesbarkeit

-          bessere Transparenz

-          Einbindung von externen Dokumenten zur Erläuterung komplexer Sachverhalte

-          stärkere Betonung der mittelfristigen Finanzplanung zur Ableitung von kommunalen Daten

-          Grundlage für die unterjährige Finanzberichterstattung, wobei der Fokus auf den großen ergebniswirksamen Positionen liegen muss

-          Möglichkeit der Einsichtnahme auf Kontenbasis, um Veränderungen nachvollziehbar zu machen

Aus Sicht des Fachdienstes 20.1 ist zu verlangen, dass

-          eine dezentrale Datenerfassung bei den Haushaltssachbearbeitungen der jeweiligen Fachabteilungen anwenderfreundlich unterstützt wird, und zwar direkt in der entsprechenden Software, also ohne dass es einer händischen Übertragung durch den Fachdienst 20.1 bedarf.

-          die Haushaltsplanung und das unterjährige Berichtswesen durch die zu findende Softwarelösung deutlich vereinfacht und weniger fehleranfällig gestaltet wird. Dies schließt zum Beispiel ein, dass das System Änderungen an Zahlen auch durch entsprechende Verknüpfungen in den weiteren Tabellen und Texten (bspw. im Vorbericht) berücksichtigt.

-          als besonders wichtige Anforderung (vgl. auch die Rückmeldungen der verschiedenen Partner) eine gute, transparente und zeitnahe Kommunikation mit der Kreispolitik aber auch den Städten und Gemeinden ermöglicht wird. Die technische Umsetzung muss dabei so gestaltet sein, dass die einzelnen Nutzergruppen durch Zugriffsrechte oder aber durch direkte Kommunikationsmöglichkeiten, bspw. eine Chatfunktion, konkrete Fragen an den Fachdienst 20.1 der Kreisverwaltung richten können, die dann erfasst und auf dieser Plattform unmittelbar abgearbeitet werden.

Unter Berücksichtigung dieser Nutzerinteressen wurden im Fachdienst 20.1 die von der Software zu erfüllenden Leistungen in einem Anforderungsprofil definiert. Im Rahmen einer Markterkundung wurden insgesamt drei Produkte unterschiedlicher Anbieterfirmen näher betrachtet und anschließend fachlich eingeschätzt, inwieweit dem Anforderungsprofil entsprochen wird. Hierbei stellte der Fachdienst 20.1 fest, dass nur ein Produkt sämtliche definierten Pflichtanforderungen erfüllt. Von dieser Entscheidung wurde die örtliche Rechnungsprüfung in Kenntnis gesetzt und zugleich um Zustimmung gebeten, von einer öffentlichen Ausschreibung absehen zu dürfen und eine freihändige Vergabe zugunsten des Produktes IKVS der Anbieterfirma Axians IKVS GmbH vorzunehmen. Seitens der örtlichen Rechnungsprüfung wurde diese Zustimmung erteilt.

Die Haushaltssatzung für das Jahr 2022 wird zur Erlangung der Rechtswirksamkeit unverzüglich öffentlich bekanntgemacht, sobald das vorgeschaltete aufsichtsbehördliche Anzeige- und Genehmigungsverfahren abgeschlossen ist. Bei Redaktionsschluss für diese Sitzungsvorlage lag die hierzu maßgebliche Verfügung der Bezirksregierung Münster noch nicht vor.

II. Entscheidungsalternativen

Der Ausschuss für Finanzen, Wirtschaftsförderung und Digitalisierung empfiehlt dem Kreistag zu beschließen, auf die Durchführung der im Haushaltsplan 2022 veranschlagten Investition (inklusive des damit einhergehenden Folgeaufwandes) zu verzichten.

III. Auswirkungen /Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, Klima)

Neben den einmaligen Anschaffungskosten entstehen in den Folgejahren zu veranschlagende Aufwendungen (zum Beispiel für Support und Wartung).

IV. Zuständigkeit für die Entscheidung

In dem vom Kreistag beschlossenen Haushaltsplan 2022 wurde festgelegt, dass über die Aufhebung der beiden Sperrvermerke der Ausschuss für Finanzen, Wirtschaftsförderung und Digitalisierung entscheidet.