Beschlussvorschlag:

Der Sachstandsbericht zur Verwaltungsdigitalisierung wird zur Kenntnis genommen.

Sachdarstellung

Bereits jeder zweite Mitarbeitende in der Kreisverwaltung arbeitet vollständig mit einer digitalen Akte. Darüber hinaus arbeiten alle Beschäftigten mit Bürotätigkeit mindestens teilweise digital. Beispielsweise werden über das Dokumentenmanagementsystem eingehende Rechnungen digital verarbeitet, Dienstreisen und Fortbildungen per Workflow beantragt, genehmigt und weitestgehend automatisiert abgerechnet und auch sonstige dienstrechtliche Angelegenheiten über formularbasierte Prozesse abgewickelt.

Darüber hinaus können eine Vielzahl von Leistungen des Kreises Coesfeld digital beantragt werden, so dass die Bürgerinnen und Bürger des Kreises Coesfeld nicht mehr zur Kreisverwaltung kommen müssen. Weitere Anträge werden in den kommenden Monaten umgesetzt.

Das Ziel des Onlinezugangsgesetzes ist formal erfüllt, wenn Anträge digital gestellt werden können. Die interne digitale Weiterverarbeitung wird zwar nicht gefordert, steht aber beim Kreis Coesfeld als logische Folge eines digitalen Antrags im weiteren Fokus. Es geht um durchgängige digitale Prozesse, vom Formular bis zur E-Akte mit automatisierter Verarbeitung der Daten.

Das Bindeglied zwischen analogen Prozessen und ihrer Digitalisierung stellt das Prozessmanagement dar. Ziel ist es, Prozesse zu analysieren und zu verbessern, bevor sie digitalisiert werden.

In einem Sachstandsbericht zur Digitalisierung wird ein Überblick über aktuelle Projekte in der Kreisverwaltung sowie bestehende Herausforderungen gegeben. Schwerpunkt bilden hierbei u.a.  die Abteilung Bauen und Wohnen sowie das Gesundheitsamt, auf die gesondert eingegangen wird.