Beschluss:

 

Die als Anlage beigefügte Rechnungsprüfungsordnung für den Kreis Coesfeld wird mit der Ergänzung im § 8 Absatz 6 um das Wort (Zahlungsverkehrsdaten) hinter dem Wort Beschäftigtendaten beschlossen.

 

Anmerkung:

Die Power-Point-Präsentation vom Rechnungsprüfungsamt des Kreises ist der Niederschrift als Anlage beigefügt.

 

 

Vorsitzender Löcken ruft den TOP 1 der öffentlichen Sitzung auf und erteilt MA Stricker-Thiemann zur Vorstellung des Softwareprogramms „IDEA“ und dessen Einsatzmöglichkeiten in der Rechnungsprüfung das Wort.

 

MA Stricker-Thiemann begrüßt den Rechnungsprüfungsausschuss und hält seitens der Verwaltung einen Vortrag zum Thema „IDEA – Instrument der digitalen Jahresabschluss- und Betriebsprüfung“, dessen Inhalt sich aus den beigefügten Vortragsfolien ergibt.

 

Vorsitzender Löcken bedankt sich bei MA Stricker-Thiemann für die ausführliche Vorstellung der Software IDEA und gibt den Ausschussmitgliedern Gelegenheit zur Fragestellung.

 

Ktabg. Kortmann erklärt, für ihn sei der Vortrag insgesamt erhellend gewesen, unklar sei noch wie zum einem mit den Daten umgegangen werde und zum anderen welche Daten überhaupt erhoben werden.

 

Vorsitzender Löcken stellt klar, dass der Rechnungsprüfungsausschuss nicht angetreten sei, dem Rechnungsprüfungsamt aufzuzeigen wie deren Arbeit zu verrichten sei. Er stellt klar, dass dies nicht Auftrag des Rechnungsprüfungsausschusses ist.

 

Ktabg. Kortmann konkretisiert seine Nachfrage, ob in den vorhandenen Daten beispielsweise auf  das Merkmal Verheiratete bzw. Lebensgemeinschaft gefiltert werden kann.

 

KD Gilbeau antwortet, dass bei einer Datenanalyse mit Mitarbeiterdaten ausschließlich Zahlendaten in Kombination mit Zahlungen überprüft werden.

Innerhalb der Verwaltung könne die Software „IDEA“ von der Fachabteilung 20 – Finanzen beispielsweise für Zwecke der Haushaltsplanung und –ausführung genutzt werden. Die Fachabteilung „14 – Rechnungsprüfung“ wiederum könne beispielsweise die Prüfung der Rechtmäßigkeit der Verwaltung anhand von Buchungsvorgänge und dort zusammen mit den Bankkontodaten der MitarbeiterInnen vornehmen.

 

Ktabg. Kortmann fragt weiter nach, ob die Rechnungsprüfung die vorher von ihm benannten Daten abfragen und miteinander verknüpfen könne.

 

Ktabg. Bontrup möchte beantwortet bekommen, ob die Prüfungensverfahren individuell seien.

 

MA Stricker-Thiemann erörtert, dass es auf der einen Seite innerhalb der Software Standardanalysen gäbe und zum anderen indivuduelle Analysen möglich wären. Zu der Thematik werde auf den Vortrag verwiesen. Ähnlich wie bei Standardsoftware, wie z.B. Excel könnten Daten bieliebig miteinander verknüpft werden.

 

Ktabg. Kohaus hinterfragt, welche Daten überhaupt verarbeitet werden können. Der Begriff Zahlenmaterial sage ihm nichts.

 

Vorsitzender Löcken stellt klar, dass die Analyse der Mitarbeiterdaten nur für Finanzprüfungen vorgenommen werden. Bei den verwendeten Beschäftigtendaten handele es sich ausschließlich um Kontodaten.

 

Ktabg. Dr. Wenning stellt fest, sofern nur die Analyse von Kontodaten möglich ist, sei aus seiner Sicht alles in Ordnung.

 

Ktabg. Kohaus ergänzt seine vorherige Nachfrage, ob es möglich sei, Auswertungen hinsichtlich z.B. Religionszugehörigkeit und damit verbundenen Korruptionsanfälligkeit zu erstellen.

 

KD Gilbeau wiederholt, dass es der Rechnungsprüfung bei der Analyse von Mitarbeiterdaten nur um Buchungen gehe und die IBAN hierzu genutzt werde.

 

Ktabg. Wessels stellt klar, dass nur Daten ausgewertet werden, die für den Zahlungsverkehr wichtig sind.

 

Vorsitzender  Löcken unterbreitet dem Rechnungsprüfungsausschuss den Vorschlag, dass im § 8 Abs. 6 der Rechnungsprüfungsordnung hinter dem Wort Beschäftigtendaten in Klammern das Wort Zahlungsverkehrsdaten ergänzt werden solle.

 

Ktabg. Wenning hinterfragt, ob nicht ein Konflikt bestehe, wenn Datenschutzbeauftragter gleichzeitig Bediener des Analyseprogramms sei.

 

MA Gerdes führt hierzu aus, dass sie als Stellvertreterin und Herr Stricker-Thiemann die Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten wahrnehmen. Sie selbst kenne sich nicht mit der Software „IDEA“ aus. Die Einführung wurde von ihr im Vorfeld aus Sicht des Datenschutzes kritisch betrachtet. Das Verfahren zur Prüfung von Mitarbeiterdaten wurde geprüft und an strenge datenschutzrechtliche Auflagen geknüpft.

 

Ktabg. Wenning betont, dass eine Trennung der Funktion Datenschutzbeauftragter und Rechnungsprüfung insbesondere bezogen auf Prüfungen mit Analysesoftware aus seiner Sicht wichtig sei.

 

KD Gilbeau verweist auf die äußerst knappen personellen Ressorcen, insbesondere im Hinblick auf Zusatzaufgaben. Eine Zuordnung des Datenschutzes z.B. zur Personalabteilung sei darüberhinaus gesetzlich gar nicht zugelassen. Er sagte eine Überprüfung der Angelegenheit durch die Verwaltung zu gegebener Zeit zu.

 

Anschließend ruft Herr Löcken zur Abstimmung auf.

 

Form der Abstimmung:               offen per Handzeichen

Abstimmungsergebnis:               einstimmig