MA Wilmer stellt die als Anhang beigefügte Power-Point-Präsentation vor. Hierbei betont er die gute Zusammenarbeit zwischen den Münsterlandkreisen auf dem Gebiet der Digitalisierung. Alle profitierten davon, dass gemachte Erfahrungen und gesammeltes Wissen untereinander geteilt werden.

 

Ktabg. Löcken bedankt sich für den Vortrag. Er betont, auch im Namen des Rechnungsprüfungsausschusses, dass die Verwaltung auf dem Gebiet der Digitalisierung glaubhaft ihre Ambitionen übermittelt habe. Zu kurz gekommen sei ihm jedoch die Darstellung des Mehrwertes für die Bürgerinnen und Bürger.

MA Wilmer verweist in diesem Zusammenhang auf Online-Verfahren, die die Kreisverwaltung bereitstelle. So gebe es zum Beispiel ein Online-Verfahren für den Fall, dass man geblitzt werde. Dieses funktioniere aus eigener Erfahrung sehr gut.

 

Ktabg. Rampe teilt mit, dass ihm das Dokumentenmanagementsystem d.3, welches die Kreisverwaltung verwende, aus eigener Berufstätigkeit bekannt sei. Der Einsatz des Programmes sei insgesamt mit Vorteilen verbunden, etwa über schnellere Bearbeitungszeiten. Die Einführung sei jedoch hinsichtlich des mit ihr einhergehenden Aufwandes nicht zu unterschätzen.

 

Auch Ktabg. Schulze Esking hält fest, dass die Umstellung auf ein Dokumentenmanagementsystem nicht einfach sei. Es sei dafür Sorge zu tragen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hierbei mitgenommen würden. Zudem erkundigt er sich, ob durch den Einsatz des Systems auch Personaleinsparungen möglich seien.

MA Wilmer verweist auf das Beispiel Bußgeldstelle der Abteilung 36 – Straßenverkehr. Hier konnte durch Digitalisierung und Geschäftsprozessoptimierung ein Mehrbedarf von 1,5 Stellen vermieden werden.

 

Der Ktabg. Dr. Kirstein erkundigt sich, ob die Digitalisierung zu Problemen bei der Bürgernähe führen könnte, etwa über komplexe Formulare, die nur am Computer ausgefüllt werden können.

MA Wilmer hebt diesbezüglich die schnelle Verfügbarkeit elektronischer Unterlagen hervor und erklärt, dass diese auch bequem weiterverarbeitet und gespeichert werden könnten. Insgesamt führten die elektronischen Angebote somit auch zu Vorteilen für die Bürgerinnen und Bürger in Form von Kosteneinsparungen und schnelleren Durchlaufzeiten.

Nach Ansicht des Kreisdirektors Gilbeau profitiere die Verwaltung von der Digitalisierung. Über die Digitalisierung realisierte Zeiteinsparungen könnten für zeitintensivere Beratungen Externer eingesetzt werden. Auch in Vertretungsfällen böten sich über ein Dokumentenmanagementsystem Vorteile für die Beschäftigten. Über Portale, wie „Bauen online“ (Link: https://www.kreis-coesfeld.de/fileadmin/template/php/bauenonline/), könne zudem eine größere Transparenz geschaffen werden. Mit Hilfe dieses Portals sei der Bearbeitungsstand eines eingereichten Bauantrages einsehbar.

Spezielle Sicherheitsanforderungen, so Kreisdirektor Gilbeau weiter, führten bei IT-Projekten der Verwaltung zu höheren Aufwendungen. Diese seien jedoch gerechtfertigt. Insgesamt seien IT-Projekte in der Verwaltung eher darauf ausgerichtet, einen Stellenzuwachs zu verhindern und nicht so sehr darauf, den bestehenden Stellenbestand abzubauen. Die Akzeptanz solcher Projekte innerhalb der Verwaltung sei groß, da eine positive Reaktion der Bürgerinnen und Bürger erkennbar sei.

 

Die Ausführungen des Kreisdirektors Gilbeau und des MA Wilmer seien glaubwürdig und entsprächen den Erfahrungen, so Ktabg. Kortmann. Es müsse jedoch berücksichtigt werden, dass die Digitalisierung eine Arbeitsverdichtung mit sich bringe. In einem gegebenen Zeitraumen würden immer mehr komplexe Entscheidungen von den Beschäftigten abverlangt. Dies führe zu Stress. Zudem seien Hacking-Angriffe ein großes Risiko.

Hinsichtlich der zunehmenden Arbeitsverdichtung erläutert MA Wilmer, dass dieser unter anderem mit einer verbesserten Arbeitsergonomie begegnet werden solle. Konkret würden die Arbeitsplätze etwa mit zwei Bildschirmen ausgestattet. Er vertraue darauf, dass die Beschäftigten selbst untereinander Werbung für die Digitalisierung machten. Bereits mit d.3 ausgestattete Verwaltungsbereiche seien zufrieden. Im Hinblick auf die Sicherheit erfolgten täglich, wöchentlich und monatlich Datensicherungen. Durch den im Kreishaus V vorgesehenen Serverraum könne die IT-Sicherheit zusätzlich erhöht werden. Eine hundertprozentige Sicherheit sei jedoch illusorisch.

Kreisdirektor Gilbeau ergänzt, dass der Kreis Coesfeld durch die Firewall der Citeq geschützt sei, die auch die Städte Hamm und Münster sowie den Kreis Warendorf betreue. Bisher seien mit dieser Lösung gute Erfahrungen gemacht worden.