Beschluss:

 

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

 

 

Herr Gilbeau legt einleitend einige Hintergründe zu dem Gesamtkomplex der Digitalisierung dar. Herr Gilbeau betont, dass das Thema der Digitalisierung bereits seit einiger Zeit einen Handlungsschwerpunkt innerhalb der Verwaltung bilde. Aus diesem Grunde werde die gesamte Leitungsebene der Kreisverwaltung im April 2019 die regio IT (Gesellschaft für Informationstechnologie mbH) in Aachen besuchen. Dort soll weiterer Input erlangt werden. Sämtliche Abteilungsleitungen werden sich in der Folge noch gezielter mit der Frage beschäftigen können, ob und inwieweit digitale Prozesse angestoßen und in den verschiedenen Aufgabenbereichen umgesetzt werden können. Ziel ist insbesondere, Serviceleistungen für den Bürger weiter zu optimieren.

 

Herr Gilbeau teilt mit, dass über den IT-Dienstleister citeq künftig ein Bürgerportal betrieben wird. Inhalt wird auch das Leistungsspektrum der Kreisverwaltung Coesfeld sein. Über das Bürgerportal sollen zum Beispiel Dienstleistungen und Ansprechpartner in der Verwaltung gefunden, Termine vereinbart oder auch Anträge gestellt werden. Herr Gilbeau rechnet damit, dass sich die Digitalisierungsprozesse innerhalb der Kreisverwaltung im Laufe der nächsten fünf bis sechs Jahre noch deutlich beschleunigen werden.

 

Darüber hinaus greift Herr Gilbeau auch im Ausblick auf den Tagesordnungspunkt 2 (Smart Region) den Leitgedanken auf, Wirtschaft und Verwaltung optimal zu vernetzen. Hierdurch könne die Wettbewerbsfähigkeit der Region gestärkt werden. Herr Gilbeau begrüßt es ausdrücklich, dass im vergangenen Jahr drei kreisangehörige Kommunen, und zwar Billerbeck, Rosendahl und Senden, zum gemeinsamen IT-Dienstleister citeq gewechselt sind. In einem solchen Verbund würde sich das Verwaltungshandeln effizienter ausgestalten lassen.

 

Anschließend fährt Herr Wilmer als Koordinator des Fachdienstes Organisation anhand einer Powerpoint-Präsentation (vgl. Anlage 1) damit fort, die aktuellen Projekte zur Digitalisierung der Kreisverwaltung Coesfeld vorzustellen und in diesem Zuge auch Perspektiven für die nächsten zwei bis drei Jahre aufzuzeigen.

 

Im Anschluss an den Vortrag stellt Ktabg. Schulze Esking die Frage, wie es im Zuge der dargestellten Projekte gelingen würde, den gestiegenen Anforderungen an den Datenschutz, so etwa mit Blick auf die neue Datenschutzgrundverordnung, zu genügen. Darüber hinaus sei im Rahmen des Vortrages mehrfach angeklungen, dass sich eine Vielzahl von Arbeitsprozessen im Zuge der Digitalisierung vereinfachen ließen. Insoweit möchte Herr Ktabg. Schulze Esking wissen, ob und ggf. in welchem Umfang Personaleinsparungen ermöglicht würden.

 

Herr Wilmer betont, dass insbesondere in Bezug auf den Wechsel von der Papier- zur elektronischen Akte Vereinbarungen zur Einhaltung des Datenschutzes mit den beauftragten Scan-Dienstleistern getroffen werden. Dabei werde auch darauf geachtet, ob die entsprechenden Unternehmen zertifiziert sind.

 

Zur Frage einer künftigen Personalausstattung der Kreisverwaltung nimmt Herr Kreisdirektor Gilbeau Stellung. Dabei geht er aktuell auf eine Organisationsänderung innerhalb der Kreisverwaltung Coesfeld ein, die zum 01.06.2019 wirksam werden wird. Danach wird die Abteilung 10 – Zentrale Dienste mit Wirkung vom 01.06.2019 aufgelöst. Der bisherige Leiter der Abteilung 10, Herr Tübing, wird ab dem 01.06.2019 die Leitung des Jugendamtes übernehmen und somit Frau Dülker nachfolgen, die mit Ablauf des Monats Mai in den Ruhestand treten wird. Die bisherigen Fachdienste der Abteilung 10, die sich mit der Informationstechnologie und der Digitalisierung beschäftigen, werden der Abteilung 11- Personal und Organisation zugeordnet. Hierdurch sollen weitere Synergieeffekte erzielt werden.

 

Herr Gilbeau erwähnt, dass sich weitere Stelleneinsparungen jedenfalls aktuell nicht abzeichnen. Im Übrigen sei ggf. auch zu prüfen, ob Mitarbeiter zur Sicherung angemessener Produktstandards anderweitig eingesetzt werden müssen. Insgesamt dürfe bei der Frage nach Kosteneinsparungen leider auch nicht ausgeblendet werden, dass der weitere Einsatz der digitalen Technik neue Abhängigkeiten begründet und die Kosten für die IT bzw. für die Einhaltung von Sicherheitsstandards tendenziell eher steigen.

 

Herr Ktabg. Koch betont in diesem Zusammenhang, dass es sicherlich schon positiv zu beurteilen wäre, wenn die Kreisverwaltung den derzeitigen Personalbestand beibehält und dieser nicht noch weiter ausgebaut werden müsste.

 

Außerdem stellt Herr Ktabg. Koch die Frage, wie die Datensicherheit innerhalb der Kreisverwaltung gewährleistet wird. Herr Wilmer weist darauf hin, dass die Daten auf einem Server im Kreishaus 1 gesichert werden. Mit dem Neubau des Kreishauses 5 werde die Chance ergriffen, dort eine Redundanz zu schaffen, wo die Daten auf einem zusätzlichen Server gespiegelt werden.

 

Herr Koch erkundigt sich danach, wie sich die Kreisverwaltung vor „Hacker-Angriffen“ schütze. Herr Kreisdirektor Gilbeau teilt mit, dass hierzu die von der citeq zur Verfügung gestellte Firewall diene. Allerdings schätzt Herr Gilbeau die Situation so ein, dass sich auch mit diesen Abwehrmechanismen keine hundertprozentige Datensicherheit herbeiführen lasse.

 

Herr Ktabg. Kortmann fragt nach, ob mit einer zunehmenden Digitalisierung nicht eine weitergehende Arbeitsverdichtung für die Mitarbeiter einhergehen würde und diese Entwicklung insoweit sehr kritisch zu betrachten sei.

 

Herr Wilmer entgegnet, dass die Reaktionen der Mitarbeiter im Allgemeinen genau entgegengesetzt ausgefallen sind. In Arbeitsbereichen der Kreisverwaltung, in denen Papierakten keine Rolle mehr spielen, wurde dies von den Mitarbeitern als echte Entlastung wahrgenommen. Vor allem werde es als positiv gesehen, sich im stärkeren Maße um die eigentliche Kernaufgabe zugunsten des Bürgers kümmern zu können. Besonders vorteilhaft sei für die Mitarbeiter auch, dass eine ineffiziente Aktensuche mit Einführung von elektronischen Akten entfalle.

 

Form der Abstimmung:               zur Kenntnisnahme

Abstimmungsergebnis: