Beschluss: Kenntnis genommen

Abteilungsleiter (AL) Beck erläutert zu Beginn, dass es jeweils eine Anfrage seitens der BÜNDNIS90/DIE GRÜNEN-Kreistagsfraktion sowie der FDP-Kreistagsfraktion gegeben habe. Die jeweiligen Fragen wolle er in der folgenden Präsentation aufgreifen. Sodann stellt AL Beck anhand der als Anlage 1 beigefügten Präsentation den aktuellen Stand der Digitalisierung bei der Kreisverwaltung Coesfeld vor. Viele verschiedene Vorgaben seitens des Bundes und Landes sowie zahlreiche Projektbeteiligte führe zu einer erschwerten Umsetzung des OZG (vgl. Folie 5). Die kommunale Ebene sei in die übergreifenden Gestaltungsprozesse nur punktuell eingebunden, obwohl die tatsächliche Umsetzung der OZG-Angebote für die Bürgerinnen und Bürger überwiegend auf kommunaler Ebene stattfinde. Mit den sog. „Dresdner Forderungen“ (vgl. Folie 8) seien auf kommunaler Ebene die Anforderungen an einen digitalen Wandel der Verwaltung formuliert worden. Vor allem der Einsatz von vielfach unterschiedlichen Fachverfahren erschwere eine durchgängige Verwaltungsdigitalisierung.

 

Ab Folie 9 übergibt AL Beck an Herrn Hinkelammert, Mitarbeiter (MA) der Abt. 11 – Personal und Organisation, welcher das Projekt OZG-Koordination vorstellt. MA Hinkelammert hebt insbesondere hervor, dass die interkommunale Zusammenarbeit ein wichtiger Baustein für die Umsetzung der OZG-Ziele sei, um nicht in jeder Kommune das Rad neu erfinden zu müssen. Eine OZG-Austauschplattform, ozg-connect, solle genutzt werden, um Nachnutzungen von Lösungen zu gewährleisten und Ideen zu teilen.

 

Sodann übergibt MA Hinkelammert ab Folie 13 wieder an AL Beck. Dieser stellt den Umsetzungsstand zum Dokumentenmanagementsystem d.3 sowie weitere Digitalisierungsprojekte innerhalb der Verwaltung vor.

 

Ausschussvorsitzender Prof. Dr. Gochermann dankt im Anschluss Herrn Beck und Herrn Hinkelammert für den ausführlichen Vortrag. Er hebt die interkommunale Zusammenarbeit bei der Umsetzung der Digitalisierungsprojekte positiv hervor. Im Anschluss trägt AL Beck die Antworten der Verwaltung zur Anfrage der Fraktion BÜNDNIS90/DIE GRÜNEN vom 01.12.21 vor. Diese sind der Niederschrift als Anlage beigefügt. 

 

Ktabg. Mondwurf wünscht einen höheren Fokus auf das Thema IT-Sicherheit. Eine Kommune könne durch sog. Schadsoftware schnell „lahmgelegt“ werden. Zum Thema Künstliche Intelligenz (KI) hebt er hervor, dass vor allem die semantische KI ggf. sinnvoll innerhalb der Verwaltung eingesetzt werden könne. Kreisdirektor Dr. Tepe erläutert, dass zum 01.01.21 eine Stelle mit einem Mitarbeiter besetzt worden sei, der sich ausschließlich mit dem Thema IT-Sicherheit befasse. Das Thema sei in der morgigen Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses auf der Tagesordnung. Gerade vor dem Hintergrund der zunehmenden Digitalisierung sei IT-Sicherheit enorm wichtig. Auch eine Kommune könne Opfer von sog. „Hackern“ werden. Die Nutzung von KI, wie bspw. in Form von Chatbots, sei ein Thema der Zukunft, allerdings nicht Priorität Nummer 1 der Kreisverwaltung. Zudem seien vor Einführung von KI zunächst haftungsrechtliche Fragen zu klären.

 

Ktabg. Waldmann erfragt bzgl. der Aussage, dass bis Ende 2022 eine flächendeckende Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen nicht zu erreichen sei, ob dies bundesweit oder auch für den Kreis Coesfeld gemeint sei. Es sei positiv hervorzuheben, dass bei nur rund sieben bis acht Prozent der Verwaltungsdienstleistungen ein persönliches Erscheinen der Kunden notwendig sei. AL Beck erläutert, dass bspw. bei Beurkundungen ein persönliches Erscheinen der Kunden notwendig sei. Der Kreis Coesfeld könne sich von dem absehbaren Bundestrend, die OZG-Zielsetzung nicht einhalten zu können, nicht abheben. Die Corona-Pandemie habe sowohl für Verzögerungen als auch einen Schub in der Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben gesorgt. Die meisten Verwaltungsdienstleistungen seien auf kommunaler Ebene zu erbringen. Einige Forderungen seien von den Kommunen bereits an Bund und Länder herangetragen worden. Bei der Umsetzung der Digitalisierungsprojekte seien vor allem Dienstleistungen mit hoher Nachfrage, wie bspw. Online-Fahrzeugzulassung (i-KFZ), im Fokus. Vielfach sei aufgrund gesetzlicher Anforderungen bspw. eine digitale Signatur erforderlich. Grundsätzlich müsse ein einheitlicher Weg geschaffen werden, mit dem sich der Kunde am PC authentifizieren könne, wie es bspw. bei dem Programm „ELSTER“ von der Finanzverwaltung der Fall sei. IT-Sicherheit bedeute auch eine sichere Verwaltung der Kundendaten.

 

Ktabg. Pohlschmidt schildert einen Fall, bei dem eine Bürgerin ihren Wohnort gewechselt habe und für die weitere Inanspruchnahme einer Verwaltungsleistung alle Daten erneut habe angeben müssen. Für sie stellt sich in diesem Zusammenhang die Frage, an welcher Stelle es bei dem kommunalen Austausch hake. Sie vermute rechtliche Hürden. AL Beck weist auf den einschlägigen Datenschutz hin.  Danach sei der Austausch von Daten zwischen Behörden als auch teilweise innerhalb einer Behörde rechtlich nicht zulässig. An dieser Stelle könne die Digitalisierung, bspw. durch ein Behördenportal, helfen. Dort könne jede Bürgerin und jeder Bürger entsprechende Daten hochladen und für ausgewählte Behörden freigeben. Wichtige Voraussetzung sei, dass die Grundanträge zu den jeweiligen Verwaltungsleistungen identisch seien.

 

Auf Nachfrage vom sachkündigen Bürger Zanirato erläutert AL Beck, dass zwar mehr Personal zu einer schnelleren Umsetzung der Digitalisierungsprojekte führe, dies allerdings nicht unendlich skalierbar sei. Je mehr Personal, desto höher sei der Abstimmungsaufwand. Zudem gestalte sich die Akquise von IT-Fachkräften aufgrund der hohen Nachfrage als schwierig.

 

Abschließend bedankt sich Ausschussvorsitzender Prof. Dr. Gochermann für die umfassende Berichterstattung und befürwortet laufende Berichte zu abgeschlossenen Digitialisierungsprojekten.