Beschlussvorschlag:

- ohne -

Die Informationen werden zur Kenntnis und Beratung vorgelegt.

 

 

Begründung:

 

I.   Problem

Im Rahmen der Prüfung der Jahresrechnung 2002 wurde die Baumaßnahme „Erweiterung des Richard – von - Weizsäcker – Berufskollegs in Lüdinghausen“ untersucht. Es wurden insgesamt vier Prüfungsbemerkungen verfasst, die bisher noch nicht als erledigt angesehen werden konnten und somit unter Begleitung durch die Rechnungsprüfung der weiteren Abarbeitung durch die Fachabteilung bedürfen (siehe Anlage zur SV 6-0753, S. 31 – 47). Es ist über den Stand der Angelegenheit zu berichten.

 

II.  Lösung

Die Abarbeitung der Prüfungsbemerkungen gliedert sich in zwei Aufgabenbereiche. Zum einen sind die konkreten Hinweise der Rechnungsprüfung im einzelnen sowohl inhaltlich als auch hinsichtlich der Fragestellung zu untersuchen, ob dem Kreis ein Schaden entstanden ist. Zum anderen sind grundsätzliche Überlegungen anzustellen, wie die beanstandeten Probleme künftig vermieden werden können.

 

Die Prüfungsbemerkungen resultieren aus einer im Nachhinein durchgeführten Untersuchung auf der Grundlage der im Zeitpunkt der Prüfung vorliegenden Unterlagen. Entsprechend kann auch durch die Fachabteilung nur eine vergangenheitsbezogene Aufarbeitung erfolgen. Unter Umständen können Missverständnisse durch die nachträgliche Vorlage rechnungsbegründender Unterlagen ausgeräumt werden. Die seitens der Prüfung thematisierten Mängel wurden in der Fachabteilung aufgearbeitet und die Ergebnisse in einer detaillierten Übersicht dargestellt. Da hier Einzelheiten hinsichtlich der Vertragspartner und –verhältnisse des Kreises tangiert sind, soll eine entsprechende Liste mit der Darstellung der Ergebnisse der Abarbeitung im nichtöffentlichen Teil der Sitzung diskutiert werden. In den Fällen, in denen dem Kreis ein Schaden entstanden ist, wird geprüft, ob seitens des Kreises Schadensersatzansprüche geltend gemacht werden können.

 

Um künftig die gerügten Mängel möglichst zu vermeiden, sollen in Abstimmung mit der Rechnungsprüfung insbesondere folgende Maßnahmen durch die Fachabteilung ergriffen werden:

-          Ab sofort erfolgt die Anerkennung von Lohnarbeiten ausschließlich nach Vorlage eindeutiger Stundenzettel.

-          Die Kontrolle von Lohnarbeiten durch externe bauleitende Architekten oder Fachingenieure wird ab sofort mit einer ausdrücklichen vertraglichen Ermächtigung versehen.

-          Die bereits im Finanz- und Wirtschaftsförderungsausschuss am 04.02.2004 vorgestellte Checkliste zur Wahrnehmung der Bauherrenvertretung wird inhaltlich überprüft und überarbeitet.

-          Es wird verstärkt auf eine vollständige und klare Dokumentation von Vorgängen und Entscheidungen durch die Fachabteilung hingewirkt.

-          Die Rechnungsprüfung wird die Sanierung der Elektroinstallation und DV-Verkabelung in Verbindung mit den erforderlichen Umbaumaßnahmen im Kreishaus I im Sinne eines Controlling begleitend überwachen. Zu diesem Zweck wird eine Visakontrolle durch die Rechnungsprüfung eingeführt.

Einzelheiten sind in der Anlage – Vereinbarungen zwischen der Abt. 410 und dem Rechnungsprüfungsamt – dargestellt.

 

 

III. Alternativen

Keine.

 

IV. Kosten-Folgekosten-Finanzierung

Es sind Kosten für die Erstellung der Sitzungsvorlage sowie im Zusammenhang mit der Ausräumung der Prüfungsbemerkungen entstanden. Durch die geschilderten vorbeugenden Maßnahmen sollen Folgekosten künftig möglichst vermieden werden.

 

V.  Zuständigkeit für die Entscheidung

Aufgrund der Zuständigkeit für das Budget „Zentrale Dienste“ sowie für die Standards der damit verknüpften Produkte sind die vorgelegten Informationen dem Ausschuss für Finanzen und Wirtschaftsförderung zur Kenntnis zu geben.

Anlagen:

Vereinbarungen zwischen der Abt. 410 und dem Rechnungsprüfungsamt