Beschlussvorschlag:

Der Kreis Coesfeld schließt mit der Gemeinde Nordkirchen die im Entwurf beigefügte öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Durchführung von Aufgaben der Personalverwaltung.

Begründung:

I.   Problem

Die Gemeindeprüfungsanstalt hat im Rahmen ihrer überörtlichen Prüfung im Jahr 2011 für den Bereich des Personalmanagements empfohlen, Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit den kreisangehörigen Städten und Gemeinden zu prüfen. Hintergrund ist das Bestreben, durch die gezielte Nutzung  von Synergieeffekten, insbesondere Spezialisierungs- und Mengeneffekten, wirtschaftlicher zu arbeiten. Als Instrument wurde in diesem Zusammenhang ausdrücklich die interkommunale Zusammenarbeit benannt, die geeignet ist, dieses Ziel zu erreichen.

Vor diesem Hintergrund nimmt der Kreis Coesfeld seit dem 01.02.2014 für die Gemeinde Havixbeck bestimmte Personalverwaltungsaufgaben wahr. Der Kreistag hat der zu Grunde liegenden öffentlichen-rechtlichen Vereinbarung nach dem Gesetz über die kommunale Zusammenarbeit (GkG) in seiner Sitzung am 18.12.2013 zugestimmt (vgl. SV-8-1048). Die Zusammenarbeit mit der Gemeinde Havixbeck funktioniert reibungslos und zur Zufriedenheit beider Vertragspartner. Aufgrund der guten bisherigen Erfahrungen wurden inzwischen auch mit der Gemeinde Nordkirchen vorbereitende Gespräche zur Übernahme von Personalverwaltungsaufgaben geführt.

II.  Lösung

Es ist beabsichtigt, bestimmte Personalverwaltungsaufgaben im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit Wirkung vom 01.05.2015 von der Gemeinde Nordkirchen auf den Kreis Coesfeld zu übertragen. Die Aufgaben werden nicht in die Zuständigkeit des Kreises Coesfeld übernommen, sondern bleiben unter Wahrung der gemeindlichen Personalhoheit in der Verantwortung der Gemeinde. Sie werden vom Personal des Kreises Coesfeld lediglich durchgeführt.

Bei den zu übertragenden Aufgaben handelt es sich im Wesentlichen um Aufgaben des klassischen Lohnbüros. Die Aufgaben der Familienkasse können aufgrund einer mit dem derzeitigen Dienstleister vereinbarten Kündigungsfrist noch nicht vom Kreis wahrgenommen werden. Nach Ablauf der Frist ist jedoch beabsichtigt, diese Aufgaben wie bei der Gemeinde Havixbeck ebenfalls auf den Kreis zu übertragen.

Die Dienstleistung wird auf Basis von monatlichen Fallpauschalen abgerechnet. Im Rahmen einer Vollkostenrechnung in Anlehnung an die von der KGSt zur Ermittlung der Kosten eines Arbeitsplatzes erarbeiteten Grundsätze ergibt sich zz. ein Betrag von 12,50 € je Abrechnungsfall / Monat. Die Differenz zu der mit der Gemeinde Havixbeck vereinbarten Pauschale von 14,00 € liegt darin begründet, dass die Aufgaben der Familienkasse zunächst nicht übertragen werden.

Der Entwurf der abzuschließenden „öffentlich-rechtlichen Vereinbarung zwischen der Gemeinde Nordkirchen und dem Kreis Coesfeld über die Durchführung von Aufgaben der Personalverwaltung“ (mandatierende Vereinbarung gem. § 23 Abs. I 2. Alternative GkG) ist dieser Sitzungsvorlage als Anlage beigefügt. Die Regelungen sind abgesehen von den nicht enthaltenen Aufgaben der Familienkasse sowie der entsprechend reduzierten Fallpauschale identisch mit den Regelungen der Vereinbarung mit der Gemeinde Havixbeck.

III. Alternativen

Auf die Vereinbarung der interkommunalen Zusammenarbeit mit der Gemeinde Nordkirchen wird verzichtet.

IV. Auswirkungen / Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)

Bei überschlägig geschätzten ca. 70 Personalfällen der Gemeinde Nordkirchen ergibt sich für den Kreis ein jährlicher Ertrag in Höhe von ca. 10.500 €. Zusammen mit dem Ertrag aus der Vereinbarung mit der Gemeinde Havixbeck beläuft sich der jährliche Gesamtertrag für den Kreis auf rund 30.000 €.   

Gleichzeitig ergibt sich durch die Übernahme der Personalverwaltungsaufgaben zusätzlicher Personalbedarf, der nicht mehr von dem vorhandenen Personal aufgefangen werden kann. Es ist daher vorgesehen, das Personal im Lohnbüro ab dem 01.05.2015 mit einer Teilzeitkraft (0,5 Stelle) im mittleren Dienst zu verstärken. Der hierfür anfallende zusätzliche Personalaufwand wird durch den Gesamtertrag aus den Vereinbarungen mit den Gemeinden Havixbeck und Nordkirchen gedeckt. Über eventuelle Auswirkungen auf den Stellenplan ist im Rahmen der Beratungen für den Haushalt 2016 unter Berücksichtigung der sich bis dahin ergebenden weiteren Stellenentwicklung zu entscheiden.

Die Fallpauschalen sollen laufend so angepasst werden, dass auch zukünftig der mit der Durchführung der Aufgaben verbundene Aufwand durch den Ertrag gedeckt wird.

V. Zuständigkeit für die Entscheidung

Für die Entscheidung ist gem. § 26 Abs. 1 Buchst. r KrO NRW der Kreistag zuständig, da es sich um eine neue Aufgabe handelt, für deren Übernahme keine Verpflichtung besteht.