Beschlussvorschlag:

Kenntnisnahme

Begründung:

I.   Problem

Die Fenster am Richard – von – Weizsäcker - Berufskolleg in Dülmen sind mittlerweile mehr als 40 Jahre alt. Sie bestehen aus einfach verglasten Holzrahmen und sind dringend sanierungsbedürftig, zumal auch Wärmeenergieverluste und Geräuschbelästigungen auftreten. In diesem Zuge ist auch der Zwischentrakt zwischen den beiden Gebäudeteilen (Nord- und Südtrakt) zu renovieren. Die Maßnahme wurde aus Kostengründen und wegen der knappen Personalkapazitäten bereits mehrfach aufgeschoben und hat nun höchste Priorität.

II.  Lösung

In beiden Gebäudeteilen werden neue Kunststofffenster eingebaut. Der Zwischentrakt wird mit Aluminiumelementen verglast.

Es ist vorgesehen, die Maßnahme in zwei Bauabschnitten durchzuführen, und zwar den Nordtrakt als 1. Abschnitt, den Südtrakt und den Verbindungsgang als 2. Abschnitt. Um nicht Leistungen, die zu einer Maßnahme gehören, unzulässigerweise zu splitten, muss die Baumaßnahme insgesamt ausgeschrieben werden. Hierzu ist als Vorbedingung zu beachten, dass eine Ausschreibung nicht erfolgen darf, bevor die Finanzierung der Maßnahme nicht sichergestellt ist. Somit konnte keine Ausschreibung erfolgen, bevor die Haushaltssatzung des Kreises Coesfeld am 07.05.2005 Rechtskraft erlangte.

Aufgrund des Volumens der Maßnahme ist öffentlich auszuschreiben. Unabhängig vom vorher zu leistenden Planungsaufwand erfordert diese Ausschreibungsart aufgrund der in der VOB/A festgelegten Fristen bei standardmäßigem Ablauf eine Vorlaufzeit von ca. 3 Monaten von der Veröffentlichung bis zur Vergabe.

Da eine Maßnahme von derartigem Umfang nicht bei laufendem Schulbetrieb, sondern nur während der Ferien durchgeführt werden kann, kommt somit eine Ausführung in den Sommerferien 2005 nicht in Frage. Es ist daher geplant, die Maßnahme in 2005 vorzubereiten und auszuschreiben und in den Osterferien (Nordtrakt) und Sommerferien (Südtrakt und Verbindungsgang) 2006 auszuführen.

Folgender zeitlicher Ablauf ist vorgesehen:

- Veröffentlichung des Ausschreibungstextes in der Presse:                        Fr. 23.09.05

- Einsendeschluss der Firmenbewerbungen                                                 Fr. 07.10.05

- Submission                                                                                                   Do. 03.11.05

- Prüfung des Submissionsergebnisses durch Fachabt. und RPA               45. – 48. KW

- Vorberatung des ungeprüften Submissionsergebnisses

 im Fachausschuss                                                                                      Di. 29.11.05

- Vorstellung des geprüften Submissionsergebnisses und

Vergabe im Kreisausschuss                                                                                    Mi. 07.12.05

Aufgrund der ausreichenden Vorlaufzeiten haben auch kleinere Firmen, die u.U. aufgrund geringerer Fertigungskapazitäten längere Fristen für die Produktion der Fenster benötigen, eine Chance zur Teilnahme am Wettbewerb. Hierzu trägt auch die Bildung von zwei Fachlosen (Trennung nach Tischler- und Metallbauarbeiten) bei.

III. Alternativen

Keine.

IV. Kosten-Folgekosten-Finanzierung

Die Kostenschätzung für die Maßnahme beläuft sich auf insgesamt 220.000 €. In den Haushalt 2005 sind 85 T€ eingestellt. Ferner besteht eine Verpflichtungsermächtigung für 2006 über 135 T€.

Es sind Einsparungen bei der Beheizung des Gebäudes zu erwarten. Ferner wird die Glasreinigung durch den Einbau der neuen Fensterelemente erleichtert.

V.  Zuständigkeit für die Entscheidung

Gem. § 13 (1) a) Satz 1 der Hauptsatzung des Kreises Coesfeld sowie Nr. 4.1 d) der Geschäftsanweisung für die Ausschreibung und Vergabe beim Kreis Coesfeld ist der Kreisausschuss für Vergaben ab einem Wert von 150.000 € zuständig. Eine solche Entscheidung ist nur unter den in § 13 (1) a) Satz 2 ff. der Hauptsatzung genannten Bedingungen entbehrlich, insbesondere nach Information und Vorberatung im Fachausschuss sowie Baubeschluss durch den Kreisausschuss. Bei letzterem Verfahren wäre eine Ausschreibung erst nach der Sitzung des Kreisausschusses am 19.10.2005 möglich. Damit könnte die Vergabe erst Ende Januar 2006 erfolgen. Unter Berücksichtigung der längeren Produktionszeiten bei kleineren Firmen sowie der Möglichkeit von unvorhersehbaren Schwierigkeiten im Ausschreibungsverfahren (etwa bei Beschwerde eines Bieters) könnte damit die geplante Ausführungszeit in Frage gestellt werden. Daher wird hier das Verfahren gem. § 13 (1) a) Satz 1 der Hauptsatzung gewählt, das eine Auftragserteilung durch den Kreisausschuss vorsieht.

Die hier vorgelegte Vorabinformation erfolgt im Rahmen der fachlichen Zuständigkeit des Ausschusses für Finanzen und Wirtschaftsförderung.