Beschluss:

1.       Der Bericht der Verwaltung über den Sachstand der beabsichtigten Interkommunalen Zusammenarbeit des Kreises Coesfeld und neun Städten und Gemeinden über die Errichtung und den Betrieb eines Kreiszentralarchivs wird zur Kenntnis genommen.

2.       Die beabsichtigte Interkommunale Zusammenarbeit wird begrüßt und die Verwaltung beauftragt, den Abschluss einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit den neun kreisangehörigen Städten und Gemeinden zur Beschlussfassung in der Kreistagssitzung am 13.06.2023 vorzubereiten.

I. Sachdarstellung

Auf Anregung der Gemeinde Rosendahl hat sich die Bürgermeisterkonferenz bereits am 6. September 2021 intensiv mit der Frage der Errichtung eines Kreiszentralarchivs beschäftigt. Der Leiter des Kreiszentralarchivs in Warendorf, Dr. Langewand, hatte hierzu zunächst in der BMK in Billerbeck vorgetragen und umfassend informiert.

Vereinbarungsgemäß hat der Kreis Coesfeld sodann die Idee eines Kreiszentralarchivs im vergangenen Jahr mit den kreisangehörigen Städten und Gemeinden näher erörtert. Als Zwischenergebnis kann festgestellt werden, dass neun Städte und Gemeinden einer Errichtung eines Kreiszentralarchivs offen gegenüberstehen. Sie haben ihre grundsätzliche Bereitschaft der Teilnahme bekundet, da hierdurch Synergien gehoben werden und eine ordnungsgemäße Aufgabenwahrnehmung sichergestellt wird.

Lediglich die Städte Coesfeld und Dülmen haben auf Grund der hauptamtlichen Betreuung ihrer Stadtarchive signalisiert, zum gegenwärtigen Zeitpunkt sich nicht an einer solchen interkommunalen Zusammenarbeit zu beteiligen.

In einer weiteren Informationsveranstaltung mit dem LWL-Archivamt in Münster wurde deutlich, dass alleine für die notwendige digitale Langzeitarchivierung eine Software-Gebühr je Kommune von jährlich rd. 20.000 Euro anfallen würde, die bei einem Kreiszentralarchiv voraussichtlich nur zweifach anfallen würde, da hier die Zusammenfassung von bis zu fünf Kommunen zu einem Mandanten möglich ist.

Am 6. Februar 2023 wurde das Kreiszentralarchiv in Warendorf von Vertretern der teilnehmenden Städte und Gemeinden und des Kreises Coesfeld besichtigt. Der Leiter des dortigen Archivs, Herr Dr. Langewand, stellte das dortige Zentralarchiv vor. Anschließend wies die Stadt Billerbeck darauf hin, dass sie ihren Archivbestand durch einen externen Dienstleister für die Teilnahme an einem Kreiszentralarchiv vorbereiten lassen wird. Alle anwesenden Vertreterinnen und Vertreter der teilnehmenden Städte und Gemeinden waren sich einig, dass es sinnvoll ist, dass die archivalische Vor-Bearbeitung der zu überlassenden Archivgüter vor der Übergabe in ein interkommunales Archiv erfolgt sein sollte, um möglichst einen gleichen/vergleichbaren Aufwand für die Integration der einzelnen Archivbestände in das interkommunale Zentralarchiv zu haben. Die Überlegungen der Stadt Billerbeck können in dieser Hinsicht eine gute Orientierung geben, wobei es jeder Kommune selbst überlassen bleibt, wie sie ihre Archivalien soweit übergabefähig vorbereitet.

Es bestand ebenfalls Einigkeit unter den Teilnehmenden, dass die Aufgabenübertragung des jeweiligen kommunalen Archivs durch eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung mit dem Kreis geregelt werden sollte. Die Grundlage ist hierfür, dass für den Aufwand, der durch die teilnehmenden kreisangehörigen Archivbestandteile verursacht wird, einfach und gerecht auf diese umgelegt wird, und lediglich der auf den Kreis Coesfeld und sein Kreisarchiv wie bisher von allen elf kreisangehörigen Städten und Gemeinden über die Kreisumlage getragen wird.

Bei einer Zahl von derzeit rd. 140.000 Einwohnerinnen und Einwohnern in den teilnehmenden Kommunen dürfte nach einer groben Einschätzung (1 Archivstelle je 30.000 Einwohner) ein Personalbedarf von rd. fünf Archivstellen entstehen.

Ebenso ist eine räumliche Unterbringung genauer zu betrachten. Die konkreten Bedarfe für eine Raumbedarfsberechnung (mit ausreichender Reservefläche) wäre als weiterer Schritt erforderlich. Als Orientierungsgröße sei nachrichtlich vermerkt, dass das Kreisarchiv in Warendorf über eine Grundfläche von 900 qm für das Endarchiv und 1.200 qm für das Zwischenarchiv verfügt. Dieser Bedarf dürfte nach vorsichtigen Schätzungen für ein Kreiszentralarchiv Coesfeld geringer ausfallen, da – anders als im Kreis Warendorf – lediglich neun Kommunen teilnehmen würden.

Es zeichnet sich jedoch bereits jetzt ab, dass ein Gebäude mit ausreichender Archivkapazität hierfür derzeit beim Kreis Coesfeld im Bestand nicht vorhanden ist. Eine Übernahme von gemeindlichem Archivgut in die derzeitigen Archivräume des Kreises Coesfeld scheidet daher aus Raumgründen aus.

Es bestand ferner Einigkeit bei den Teilnehmenden, dass ein künftiges interkommunales Kreiszentralarchiv auch einen außerschulischen Lernort sowie einen ausreichend bemessenen Lese- und Vortragssaal umfassen sollte.

In der Bürgermeisterkonferenz am 6. März 2023 sprachen sich die Bürgermeisterinnen und Bürgermeister für einen zentralen Standort aus. Ferner wurde vereinbart, dass die Personalkosten der Zielvorstellung (fünf Personalstellen) ermittelt werden sowie die Hauptamtsleitungen der beteiligten Kommunen sich über die für eine Überlassung des vorhandenen Archivgutes erforderlichen Schritte (gleiches Leistungsverzeichnis für eine Ausschreibung etc) einigen. Des Weiteren ist der jeweilige Platzbedarf durch die Kommunen zu ermitteln und mitzuteilen.

II. Entscheidungsalternativen

Die Interkommunale Zusammenarbeit auf dem Gebiet des Archivwesens wird nicht betrieben.

III. Auswirkungen /Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, Klima)

Die Errichtung eines Kreiszentralarchivs wirkt sich auf alle vorgenannten vier Bereiche aus.

Die teilnehmenden Kommunen sollen einen Beitrag möglichst in der Höhe leisten, der in Summe dem durch die interkommunale Zusammenarbeit entstehende Aufwand beim Kreis entspricht. Hiervon werden die Aufwendungen für sowohl zusätzlich einzustellendes Personal als auch für die adäquate räumliche Unterbringung des Kreiszentralarchivs erfasst.
Hierbei werden auch die möglichen Förderungen bspw. im Bereich der Interkommunalen Zusammenarbeit geprüft und berücksichtigt.
Neben weiteren Arbeitsplätzen wird auch eine voranschreitende digitale Aufbereitung von Archivgut die IT-Infrastruktur beanspruchen.

Durch ein Kreiszentralarchiv ist ein zusätzlicher Verkehr durch die Besuchenden zu erwarten. Die Erreichbarkeit mit dem ÖPNV wird bei den weiteren Überlegungen bedacht.

IV. Zuständigkeit für die Entscheidung

Der Kreistag ist gem. § 26 KrO NRW zuständig.