Beschlussvorschlag des Vorsitzenden des Teilhabebeirats:

1.       Die Verwaltung und der Teilhabebeirat prüfen und testen den Einsatz der Software ALLRIS (Sitzungsmanagement- und Gremieninformationssystem).

2.       Dem Teilhabebeirat wird ein Zoom-Account zur Verfügung gestellt.

Beschlussvorschlag des Mitglieds des Teilhabebeirats Herr Rainer Wermelt:

Der Kreis Coesfeld wird beauftragt, für die interne Arbeit des Teilhabebeirates ein geeignetes Kollaborationstool zur Verfügung zu stellen. Der Teilhabebeirat schlägt hierfür die Einrichtung einer beim Kreis gehosteten Nextcloud-Instanz vor.

Alternativ wir die Verwaltung gebeten, ggf. einen entsprechenden Alternativ-Vorschlag zu machen, der mindestens folgende Funktionalität bietet: Filehosting und –sharing, kollaboratives Arbeiten an Dokumenten, Kalenderfunktion, Telefon- und Videokonferenzen (als Ersatz für ZoomMeetings), Chats usw.

Die einschlägigen Vorgaben und Bestimmungen zur Barrierefreiheit, Datensicherheit und Datenschutzbestimmungen sind dabei besonders zu beachten.

Beschlussvorschlag der Verwaltung:

Der Bericht der Verwaltung wird zur Kenntnis genommen.

I. Sachdarstellung

Zu den umseitig dargestellten Beschlussvorschlägen nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

Sitzungsdienstsoftware ALLRIS:
Die Webkomponente der Sitzungsdienstsoftware ALLRIS ist nach Angaben des Anbieters (Fa. CC e-gov GmbH) auf der entsprechenden Produktseite sowie einer separaten Meldungsseite als BITV-Konform getestet worden. Nicht angegeben ist dort ob die Testung von einer Prüfstelle des BITV-Test Prüfverbundes vorgenommen wurde und die durchführende Prüfstelle wurde auch nicht näher benannt.

Aus den o.a. Informationen des Anbieters der Software zur BITV-Testung von ALLRIS werden die auch dort sicherer erzeugten Dokumente nicht angesprochen. Es ist fraglich, ob die entsprechenden Dokumente ebenfalls getestet wurden und wie ggf. die Ergebnisse ausgefallen sind.

Die aktuell beim Kreis Coesfeld eingesetzte Sitzungsdienstsoftware Session der Fa. Somacos verfügt ebenfalls über eine Webkomponente „SessionNet“ um die Sitzungsinformationen im Internet abzubilden. Diese damit erzeugten Webseiten sind bisher keinem offiziellen BITV-Test unterzogen worden.
Nach Angaben des Hersteller wie auch nach Durchführung des bekannten automatisierten Schnelltests WAVE der Organisation WebAIM entsprechen die reinen Internet-HTML-Seiten unserer SessionNet-Angebote Bürgerinfo und Gremieninfo weitgehend den Anforderungen der BITV und könnten zumindest als barrierearm bezeichnet werden.
Die über die SessionNet-Seiten bereitgestellten Dokumente entsprechen derzeit tatsächlich nicht den Anforderungen der Barrierefreiheit. Diesbezüglich wurden seitens der Verwaltung bereits Schritte zur Optimierung der Dokumente in die Wege geleitet. Dazu müssen die in der Sitzungsdienstsoftware Session verwendeten Dokumentvorlagen in Richtung Barrierefreiheit umstrukturiert werden und insbesondere die Mitarbeitenden im Sitzungsdienst in Hinblick auf die Erstellung barrierefreier Word-Dokumente geschult werden.

Ein vollständiger Wechsel der Sitzungsdienstsoftware (Software intern mit Webanwendung als „Produkt“ dieser Software), die seit dem Jahre 2003 beim Kreis Coesfeld und den kreisangehörigen Städten und Gemeinden eingesetzt wird, wäre mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Ein Wechsel nur der Webanwendung ist nicht möglich.

Ein Wechsel der derzeit eingesetzten Sitzungsdienstsoftware ist nicht beabsichtigt. Zum weiteren Vorgehen im Umgang mit der eingesetzten Software verweise ich auf die Ausführungen in der Sitzungsvorlage SV-10-0849.

Zur Vereinfachung sind sie nachfolgend wiedergegeben:

            „Sonderprojekt Kreistags-Informations-System im Internet (KIS Gremieninfo)

Im Zuge der Konstituierung des Teilhabebeirates wurde bereits festgestellt, dass derzeit die über die beim Kreis Coesfeld eingesetzte Sitzungsdienst-Software Session generierten und über die Webanwendung KIS Gremieninfo zur Verfügung gestellte Dokumente den Anforderungen der Barrierefreiheit nicht entsprechen. Hier wurde die Hersteller-Firma Somacos kontaktiert und um Unterstützung bei der Optimierung der Dokumenterstellung gebeten.

Außerdem wurde ein interkommunaler Erfahrungsaustausch mit den Nachbarkreisen sowie im KGSt-Vergleichsring hinsichtlich des Umgangs mit digitaler Barrierefreiheit (allgemein und Sitzungsdienst speziell) gestartet. Das Ergebnis dieser Umfrage steht noch aus.“

ZOOM-Account

Die Sitzungen des Teilhabebeirates sind wie auch die Unterausschüsse und Gremien des Kreistages des Kreises Coesfeld öffentlich und unterliegen damit den Regeln der Sitzungsöffentlichkeit. Digitale Sitzungen sind derzeit technisch nicht möglich und im Übrigen an besondere Voraussetzungen gebunden.

Eine Nutzung eines ZOOM-Accounts für die Durchführung von Sitzungen des Teilhabebeirats scheidet aus.

Zur Vorbereitung von Sitzungen des Teilhabebeirats können in eigener Verantwortung der Mitglieder digitale Wege genutzt werden.

Die Nutzung einer der acht kreiseigenen ZOOM-Lizenzen kommt aus datenschutzrechtlichen Gründen nur unter Beteiligung von Mitarbeitenden der Kreisverwaltung in Betracht. Eine solche Nutzung außerhalb der allgemeinen Dienstzeiten erscheint daher schwierig.

Für einen von der Verwaltung unabhängigen digitalen Austausch der Mitglieder kommt bspw. eine durch ein Mitglied angeschaffte ZOOM-Lizenz in Betracht, wobei der finanzielle Aufwand durch Mittel aus dem Budget des Teilhabebeirats erstattet wird.

Auf weitere Software-Möglichkeiten wie die OpenSource-Software für Video-Meetings wie etwa Jitsi Meet kann in diesem Zusammenhang hingewiesen werden.

Kollaboration / Nextcloud:

Dem Antrag gemäß soll durch den Kreis Coesfeld für die interne Arbeit des Teilhabebeirats ein geeignetes Kollaborationstool zur Verfügung gestellt werden. Vorgeschlagen wurde mit dem Antrag die Einrichtung einer beim Kreis Coesfeld gehosteten Nextcloud-Instanz vor. Gleichzeitig wird um ggf. einen alternativen Vorschlag gebeten. Bei allen möglichen Lösungen sind die einschlägigen Vorgaben und Bestimmungen zur Barrierefreiheit, Datensicherheit und Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen.

Derzeit werden schon Kollaborationstools durch die Kreisverwaltung näher betrachtet, insbesondere könnte über die Citeq das Tool „Moodle“ zum Einsatz kommen. Dieses Tool stellt jedoch nicht Telefon- und Videokonferenzen zur Verfügung. Hierzu bedürfte es wie oben dargestellt einer ergänzenden „Konferenzlösung“.

Zzt. wird der Bedarf für die Anschaffung eines eigenen Kollaborationstools durch die Kreisverwaltung Coesfeld betrachtet. Hierbei wird auch Nextcloud geprüft werden. Zunächst jedoch wäre ein Anforderungsprofil für ein Tool zu erstellen. Ein Hosting wäre derzeit extern einzukaufen.

Ferner können derzeit keine Aussagen getroffen werden, ob und ggf. welche Kollaborationstools barrierefrei oder zumindest barrierearm sind.

II. Entscheidungsalternativen

Die Entscheidungsalternativen sind dargestellt, weitere Alternativen sind denkbar.

III. Auswirkungen /Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, Klima)

Dem Teilhabebeirat steht ein Budget im Jahre 2023 i.H.v. 10.000 Euro zu Verfügung.

IV. Zuständigkeit für die Entscheidung

Der Teilhabebeirat ist für die eigene Willensbildung zuständig. Im Übrigen handelt es sich um Geschäfte der laufenden Verwaltung, die dem Landrat gesetzlich übertragen sind.