Beschlussvorschlag:
Die als Anlage beigefügte Rechnungsprüfungsordnung für den Kreis Coesfeld wird beschlossen.
Begründung:
I. Problem
Mit Beschluss des Kreistages vom 30.06.2010 wurde für die Rechnungsprüfung des Kreises Coesfeld eine Rechnungsprüfungsordnung erlassen, welche in Anlehnung an eine Musterdienstanweisung der Vereinigung der örtlichen Rechnungsprüfungen in Nordrhein-Westfalen (VERPA) sowie unter Berücksichtigung der Erfordernisse nach NKF erstellt wurde. Mit dieser Rechnungsprüfungsordnung wurden inzwischen gute Erfahrungen gemacht. In Folge gesetzlicher Neuregelungen, mit denen sich der Aufgabenkatalog der Rechnungsprüfung erweitert hat, aber auch im Hinblick auf den Einsatz neuer EDV-gestützter Prüfungsmethoden, ist es angezeigt, die bestehende Rechnungsprüfungsordnung des Kreises Coesfeld anzupassen.
So hat es aufgrund des Art. 1 des Gesetzes zur Anpassung des
Landesrechts an das Sozialgesetzbuch eine Änderung dahingehend gegeben, dass
die örtlichen Rechnungsprüfungen erstmalig im Haushaltsjahr 2014 eine
Testierung der Aufwendungen nach dem SGB XII wahrzunehmen haben.
Darüber hinaus hat sich auch die Arbeitsweise der Rechnungsprüfung sowohl unter Anwendung des risikoorientierten Prüfungsansatzes als auch im Hinblick auf den zunehmenden Einsatz der EDV grundlegend gewandelt. Das Leitbild der modernen kommunalen Rechnungsprüfung ist von der Funktion der Führungsunterstützung geprägt. Diese bildet die Kernfunktion der kommunalen Rechnungsprüfung. Führungsunterstützung impliziert Nutzenorientierung. Prüfungen sind kein Selbstzweck. Sie müssen darauf ausgerichtet sein, Mehrwerte zu schaffen. Zukunftsorientierung von Prüfungen, Innovations- und Initiativfunktion, Veränderungsfunktion, Mediationsfunktion sowie geänderte Aufgabenschwerpunkte sind Stichworte, die einerseits das neue Leitbild näher charakterisieren und andererseits Mittel darstellen, wie ein möglichst hoher Mehrwert für die Verwaltung erreicht werden kann. Zur Erreichung dieser Ziele bedient sich die Rechnungsprüfung seit einiger Zeit der Software IDEA, mit deren Hilfe insbesondere eine Ana-lyse großer Datenmengen und Zahlungsströme vorgenommen werden kann. Über die Auswertung vorhandener Daten sollen künftig auch Auswertungen dahingehend vorgenommen werden, dass auch Konten von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Kreises in den Datenabgleich einbezogen werden.
Zwar hat die Rechnungsprüfung bei der Wahrnehmung ihres sowohl durch die Gemeindeordnung NRW als auch der Rechnungsprüfungsordnung des Kreises übertragenen Prüfungsauftrages ein uneingeschränktes Informationsrecht und damit die Möglichkeit des Zugriffs auf sämtliche Daten der Verwaltung. Gleichwohl sollten gerade für Prüfungen im Rahmen eines automatisierten Datenabgleichs vor allem aus Gründen des Datenschutzes grundlegende Regelungen getroffen werden.
Mit dem Einsatz der Datenanalysesoftware IDEA hat die Rechnungsprüfung inzwischen erste Erfahrungen sowohl bei der Prüfung von Daten der Finanzbuchhaltung als auch von Daten aus Fachanwendungen gemacht. Im Ergebnis kann festgehalten werden, dass die softwaregestützte Analyse eine wichtige Funktion bei der Prüfung von Datenbeständen einnimmt und auch unter dem Gesichtspunkt einer effizienten und wirtschaftlichen Prüfung bereits zum unverzichtbaren Bestandteil der Prüfung geworden ist. Zudem entspricht eine solche Prüfung auch dem modernisierten Leitbild der Rechnungsprüfung.
Bei der Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung ist die elektronische Datenanalyse ein geeignetes Instrument, dolose Handlungen aufzudecken. Sie kann zur Prävention oder Nachverfolgung von Straftaten und zur Korruptionsbekämpfung eingesetzt werden. So könnten z.B. Kreditorendaten mit Bankverbindungen von Mitarbeitern verglichen werden oder aber eine gezielte Suche nach Scheinfällen erfolgen. Die Bankverbindungen von Mitarbeitern zählen dabei zu den personenbezogenen und damit besonders geschützten Daten, welche nur unter Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes mittels einer Analysesoftware geprüft werden dürfen. Zwingend wurde daher eine vorherige Abstimmung mit dem behördlichen Datenschutzbeauftragten vorgenommen. Gleichzeitig wurde aber auch mit der Personalvertretung sowie der Gleichstellungsbeauftragten im Vorfeld eine einvernehmliche Verfahrensweise abgestimmt. Im Interesse einer wirtschaftlichen Prüfungsweise der örtlichen Rechnungsprüfung ist die Rechnungsprüfungsordnung des Kreises Coesfeld anzupassen, sodass hier ein originäres Prüfungsrecht der Rechnungsprüfung zum Datenabgleich in pseudonymisierter Form herbeigeführt wird. Eine solche Regelung entspricht auch dem Interesse an einer wirtschaftlichen Prüfungsweise der örtlichen Rechnungsprüfung.
Letztlich sollten zum besseren Verständnis der Rechnungsprüfung auch redaktionelle
Veränderungen der bestehenden Rechnungsprüfungsordnung vorgenommen werden.
II. Lösung
1. In der Rechnungsprüfungsordnung wird der Aufgabenkatalog der Rechnungsprüfung um die Ziffer 9, hier: Testierung des Verwendungsnachweises nach dem SGB XII, erweitert.
2. Mit der Aufnahme einer Regelung zur Vornahme eines automatisierten Datenabgleichs in die Rechnungsprüfungsordnung wird eine Transparenz dahingehend sichergestellt, dass auch im Sinne der allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen eine Grundlage für den Datenabgleich mit Mitarbeiterdaten geschaffen wird. Das sich bereits unmittelbar aus der Aufgabenstellung der Rechnungsprüfung ergebende Prüfungsrecht des Rechnungsprüfungsamtes wird damit zwecks Einhaltung der nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen erforderlichen besonderen Kriterien konkretisiert.
3. Weitergehende redaktionelle Veränderungen werden zur besseren Lesbarkeit vorgenommen.
Die Änderungen gegenüber der bisherigen Rechnungsprüfungsordnung sind in der Anlage fett gedruckt deutlich gemacht worden.
III. Alternativen
Keine
IV. Auswirkungen / Zusammenhänge (Finanzen, Personal, IT, sonstige Ressourcen)
Bis auf den Personal- und Sachkostenaufwand der Rechnungsprüfung und den Aufwand für die Sitzungen entstehen keine Kosten.
V. Zuständigkeit für die Entscheidung
Wegen der grundsätzlichen Bedeutung der Angelegenheit ist der Kreistag für den Erlass der Rechnungsprüfungsordnung zuständig.
Anlagen:
Entwurf der Rechnungsprüfungsordnung für den Kreis Coesfeld