Beschlussvorschlag der SPD-Fraktion:

Die Verwaltung wird beauftragt folgende Fragen zur Bearbeitungsdauer der Anträge auf Elterngeld zu beantworten:

● Wie lange dauert aktuell durchschnittlich die Bearbeitung von Anträgen auf Elterngeld durch die Elterngeldkasse im Kreis Coesfeld?

● Worauf ist die deutlich verlängerte Bearbeitungsdauer zurückzuführen und wie möchte die Verwaltung kurzfristig Abhilfe schaffen?

● Eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen muss das Ziel für unseren Kreis sein!

(Vorgelegt gemäß § 2 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Kreises Coesfeld und seiner Ausschüsse vom 04.11.2020)   

Beschlussvorschlag der Verwaltung:

Die Ausführungen der Verwaltung werden zur Kenntnis genommen. Eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen ist nur mit massiver Personalaufstockung in der Elterngeldstelle möglich und so finanziell nicht darstellbar. Es sind jedoch geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Landesdurchschnitt in der Bearbeitungszeit zu erreichen und möglichst mittelfristig zu unterschreiten.

Begründung:

I.    - IV.

Die SPD-Fraktion hat den als Anlage 1 beigefügten Antrag zur Bearbeitungsdauer der Elterngeld-Anträge gestellt.

Zu den einzelnen Fragen wird wie folgt Stellung genommen:

Wie lange dauert aktuell durchschnittlich die Bearbeitung von Anträgen auf Elterngeld durch die Elterngeldkasse im Kreis Coesfeld?

Die Bearbeitungszeit von Elterngeldanträgen liegt aktuell bei etwa 10 bis 12 Wochen (70 bis 84 Tage), sofern die Anträge innerhalb dieser Zeit von den Antragstellern vollständig eingereicht bzw. vervollständigt wurden. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit insgesamt lag jedoch im Juli mit 101 Tagen noch deutlich höher. Der Landesdurchschnitt lag im Juli insgesamt bei 42,5 Tagen.

Worauf ist die deutlich verlängerte Bearbeitungsdauer zurückzuführen und wie möchte die Verwaltung kurzfristig Abhilfe schaffen?

Bis zum Jahr 2017 lagen die Bearbeitungszeiten der Elterngeldstelle Coesfeld noch unter dem jeweiligen Landesdurchschnitt.  Seit Mitte 2018 jedoch leidet die Arbeitsgruppe unter einer außergewöhnlich hohen Fluktuation der Mitarbeitenden. So haben (z.B. aufgrund von Stellen- bzw. Arbeitsgeberwechsel, Schwangerschaften und Elternzeiten) in den Jahren 2018, 2019 und 2021 jeweils eine Vollzeitkraft die Elterngeldstelle und im Jahr 2020 sogar insgesamt vier Personen (3,36 Stellen) und 2022 drei Personen (1,8 Stelle) die Elterngeldstelle verlassen. Das führte (zwangsläufig) zu einer extremen Verschlechterung der Bearbeitungszeiten. 

Zwar konnten alle vakanten Stellen bislang kurzfristig nachbesetzt werden und darüber hinaus auch Personalaufstockungen vorgenommen werden, aber das neue Personal musste immer wieder neu eingearbeitet werden. Dadurch wurden auch Ressourcen des eingearbeiteten Personals gebunden. Während dieser Einarbeitungszeiten stiegen naturgemäß insgesamt die Bearbeitungszeiten der zu bearbeitenden Anträge, da die üblichen Arbeitsabläufe nicht aufrechterhalten werden konnten. Wie dargestellt gelang es in den letzten Jahren leider nicht, ein festes Team zu bilden. Die Gründe für die Fluktuation waren auch nicht zu beeinflussen. Durch die immer wieder erforderlichen Einarbeitungszeiten des neuen Personals haben sich Rückstände ergeben, die sukzessive zu extrem hohen Bearbeitungszeiten geführt haben.

Durch den Bund werden im Rahmen des Belastungsausgleichs auf Basis der Entwicklung der Antragszahlen Personalbedarfe von 3,63 Stellen ausgewiesen und finanziert. Der aktuelle Personaleinsatz liegt mit 5,5 Stellen deutlich darüber. Um den Aufbau weitere Rückstände zu vermeiden werden bereits seit einem Jahr sämtliche Personalressourcen der Elterngeldstelle in die Bearbeitung der Erstanträge gesetzt. Deshalb kann aktuell auch eine (zeitintensive) persönliche Beratung nicht mehr angeboten werden, sondern lediglich gezielte Fragen beantwortet werden. Auch die Bearbeitung von Widersprüchen, endgültigen Feststellungen und Ordnungswidrigkeitenverfahren muss derzeit weitgehend zurückgestellt werden.

Arbeitsabläufe werden regelmäßig auf Verbesserungspotential geprüft und angepasst. Auch werden Anträge von Personen, die vor Geburt des Kindes bereits Alleinverdiener der Familie waren und somit besonders auf eine schnelle Zahlung von Elterngeld angewiesen sind, bevorzugt bearbeitet. 

Eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen muss das Ziel für unseren Kreis sein!

Derzeit liegt die durchschnittliche Bearbeitungszeit landesweit bei 42,5 Tagen, im Kalenderjahr 2021 lag diese bei 39 Tagen. Auch auf Landesebene haben sich in den letzten Jahren die Laufzeiten eher verlängert als verkürzt. Über die Hintergründe für diese längeren Bearbeitungszeiten liegen hier keine Informationen vor. Aber es ist zu vermuten, dass auch andere Elterngeldstellen Personalprobleme zu bewältigen haben. Es darf auch nicht übersehen werden, dass das Elterngeldgesetz in den letzten Jahren geändert worden ist. Durch die Einführung von ElterngeldPlus in 2015 gibt es bei der Gestaltung der Elterngeldzeiten für Eltern deutlich mehr Möglichkeiten, diese wurden zuletzt 2021 weiter flexibilisiert. Hinzu kommen Corona bedingte Änderungen zur Entlastung ab 1. März 2020 sowie seit 2021 gezielte Unterstützungen für Eltern von Frühgeborenen. Die Bearbeitung von Elterngeldanträgen ist insoweit komplexer geworden, auch dieser Umstand führt tendenziell zu längeren Bearbeitungszeiten.

Sollte eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen angestrebt werden, müsste das Personal der Elterngeldstelle massiv verstärkt werden. Zudem wäre eine Vorhaltung dauerhafter eingearbeiteter Personalreserven für nicht vorhersehbare Ausfallzeiten erforderlich. Eine genaue Bezifferung der damit verbundenen Personalbedarfe und –kosten ist nicht so ohne weiteres möglich. Aus Sicht der Verwaltung sollten zunächst alle Schritte unternommen werden, um zumindest wieder den Landesdurchschnitt bei den Bearbeitungszeiten zu erreichen.