Beschlussvorschlag der SPD-Fraktion:
Die Verwaltung wird beauftragt folgende Fragen zur Bearbeitungsdauer der Anträge auf Elterngeld zu beantworten:
● Wie lange dauert aktuell durchschnittlich die Bearbeitung von Anträgen auf Elterngeld durch die Elterngeldkasse im Kreis Coesfeld?
● Worauf ist die deutlich verlängerte Bearbeitungsdauer zurückzuführen und wie möchte die Verwaltung kurzfristig Abhilfe schaffen?
● Eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen muss das Ziel für unseren Kreis sein!
(Vorgelegt gemäß § 2 Abs. 1 der Geschäftsordnung des Kreises Coesfeld und seiner Ausschüsse vom 04.11.2020)
Beschlussvorschlag
der Verwaltung:
Die Ausführungen der Verwaltung werden zur Kenntnis genommen. Eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen ist nur mit massiver Personalaufstockung in der Elterngeldstelle möglich und so finanziell nicht darstellbar. Es sind jedoch geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um den Landesdurchschnitt in der Bearbeitungszeit zu erreichen und möglichst mittelfristig zu unterschreiten.
Begründung:
I. - IV.
Die SPD-Fraktion hat den als Anlage 1 beigefügten Antrag zur Bearbeitungsdauer
der Elterngeld-Anträge gestellt.
Zu den einzelnen Fragen wird wie folgt Stellung genommen:
Wie lange dauert aktuell
durchschnittlich die Bearbeitung von Anträgen auf Elterngeld durch die
Elterngeldkasse im Kreis Coesfeld?
Die Bearbeitungszeit von Elterngeldanträgen liegt
aktuell bei etwa 10 bis 12 Wochen (70 bis 84 Tage), sofern die Anträge
innerhalb dieser Zeit von den Antragstellern vollständig eingereicht bzw.
vervollständigt wurden. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit insgesamt lag
jedoch im Juli mit 101 Tagen noch deutlich höher. Der Landesdurchschnitt lag
im Juli insgesamt bei 42,5 Tagen.
Worauf ist die deutlich
verlängerte Bearbeitungsdauer zurückzuführen und wie möchte die Verwaltung
kurzfristig Abhilfe schaffen?
Bis zum Jahr 2017 lagen die Bearbeitungszeiten der
Elterngeldstelle Coesfeld noch unter dem jeweiligen Landesdurchschnitt. Seit Mitte 2018 jedoch leidet die
Arbeitsgruppe unter einer außergewöhnlich hohen Fluktuation der Mitarbeitenden.
So haben (z.B. aufgrund von Stellen- bzw. Arbeitsgeberwechsel,
Schwangerschaften und Elternzeiten) in den Jahren 2018, 2019 und 2021 jeweils
eine Vollzeitkraft die Elterngeldstelle und im Jahr 2020 sogar insgesamt vier
Personen (3,36 Stellen) und 2022 drei Personen (1,8 Stelle) die
Elterngeldstelle verlassen. Das führte (zwangsläufig) zu einer extremen
Verschlechterung der Bearbeitungszeiten.
Zwar konnten alle vakanten Stellen bislang
kurzfristig nachbesetzt werden und darüber hinaus auch Personalaufstockungen
vorgenommen werden, aber das neue Personal musste immer wieder neu
eingearbeitet werden. Dadurch wurden auch Ressourcen des eingearbeiteten
Personals gebunden. Während dieser Einarbeitungszeiten stiegen naturgemäß
insgesamt die Bearbeitungszeiten der zu bearbeitenden Anträge, da die üblichen
Arbeitsabläufe nicht aufrechterhalten werden konnten. Wie dargestellt gelang es
in den letzten Jahren leider nicht, ein festes Team zu bilden. Die Gründe für
die Fluktuation waren auch nicht zu beeinflussen. Durch die immer wieder
erforderlichen Einarbeitungszeiten des neuen Personals haben sich Rückstände
ergeben, die sukzessive zu extrem hohen Bearbeitungszeiten geführt haben.
Durch den
Bund werden im Rahmen des Belastungsausgleichs auf Basis der Entwicklung der
Antragszahlen Personalbedarfe von 3,63 Stellen ausgewiesen und finanziert. Der
aktuelle Personaleinsatz liegt mit 5,5 Stellen deutlich darüber. Um den Aufbau
weitere Rückstände zu vermeiden werden bereits seit einem Jahr sämtliche
Personalressourcen der Elterngeldstelle in die Bearbeitung der Erstanträge
gesetzt. Deshalb kann aktuell auch eine (zeitintensive) persönliche Beratung
nicht mehr angeboten werden, sondern lediglich gezielte Fragen beantwortet
werden. Auch die Bearbeitung von Widersprüchen, endgültigen Feststellungen und
Ordnungswidrigkeitenverfahren muss derzeit weitgehend zurückgestellt werden.
Arbeitsabläufe
werden regelmäßig auf Verbesserungspotential geprüft und angepasst. Auch werden
Anträge von Personen, die vor Geburt des Kindes bereits Alleinverdiener der
Familie waren und somit besonders auf eine schnelle Zahlung von Elterngeld
angewiesen sind, bevorzugt bearbeitet.
Eine
Bearbeitungszeit von 10 Tagen muss das Ziel für unseren Kreis sein!
Derzeit liegt die durchschnittliche
Bearbeitungszeit landesweit bei 42,5 Tagen, im Kalenderjahr 2021 lag diese bei
39 Tagen. Auch auf Landesebene haben sich in den letzten Jahren die Laufzeiten
eher verlängert als verkürzt. Über die Hintergründe für diese längeren
Bearbeitungszeiten liegen hier keine Informationen vor. Aber es ist zu
vermuten, dass auch andere Elterngeldstellen Personalprobleme zu bewältigen
haben. Es darf auch nicht übersehen werden, dass das Elterngeldgesetz in den
letzten Jahren geändert worden ist. Durch die Einführung von ElterngeldPlus in
2015 gibt es bei der Gestaltung der Elterngeldzeiten für Eltern deutlich mehr
Möglichkeiten, diese wurden zuletzt 2021 weiter flexibilisiert. Hinzu kommen Corona
bedingte Änderungen zur Entlastung ab 1. März 2020 sowie seit 2021 gezielte
Unterstützungen für Eltern von Frühgeborenen. Die Bearbeitung von
Elterngeldanträgen ist insoweit komplexer geworden, auch dieser Umstand führt
tendenziell zu längeren Bearbeitungszeiten.
Sollte eine Bearbeitungszeit von 10 Tagen
angestrebt werden, müsste das Personal der Elterngeldstelle massiv verstärkt
werden. Zudem wäre eine Vorhaltung dauerhafter eingearbeiteter Personalreserven
für nicht vorhersehbare Ausfallzeiten erforderlich. Eine genaue Bezifferung der
damit verbundenen Personalbedarfe und –kosten ist nicht so ohne weiteres
möglich. Aus Sicht der Verwaltung sollten zunächst alle Schritte unternommen
werden, um zumindest wieder den Landesdurchschnitt bei den Bearbeitungszeiten
zu erreichen.