Abteilung 20 - Finanzen und Liegenschaften
Die Abteilung 20 Finanzen befasst sich mit mehreren Aufgabenbereichen, und zwar
- der Haushaltssteuerung und dem Finanzcontrolling,
- der Geschäftsbuchhaltung und Zahlungsabwicklung sowie
- der Zentralen Forderungsabwicklung und
- der Liegenschaftsverwaltung.
Haushaltssteuerung und Finanzcontrolling
Einen wesentlichen Bereich der Haushaltssteuerung stellt die Aufstellung, die Ausführung und die Überwachung des vom Kreistag beschlossenen Haushaltsplans dar. Zur Haushaltssteuerung gehört es, darauf hinzuwirken, dass die verbindlichen Festlegungen des Haushaltsplanes eingehalten werden. Zu diesem Zweck werden allgemeingültige Dienstanweisungen für den Bereich der Finanzen erstellt und aktualisiert. Letzteres trifft auch auf die Regelungen der Allgemeinen Gebührensatzung des Kreises Coesfeld zu, um angemessene Kostendeckungsbeiträge für die Leistungen des Kreises sicherzustellen. Ein Teil der Haushaltssteuerung ist auch, im Rahmen der überörtlichen Prüfungen der Gemeindeprüfungsanstalt des Landes Nordrhein-Westfalen koordinierend für die Gesamtverwaltung tätig zu werden. Eine solche Funktion übernimmt die Haushaltssteuerung auch bei Steuerangelegenheiten. Zum Finanzcontrolling gehört, die Finanzanlagen des Kreises zu bewirtschaften und ein aktives Zins- und Darlehensmanagement wahrzunehmen. Im Weiteren werden hier die erforderlichen Finanzstatistiken erstellt.
Geschäftsbuchhaltung und Zahlungsabwicklung
Die Geschäftsbuchhaltung ist u. a. verantwortlich für die ordnungsgemäße Verbuchung der Erträge und Aufwendungen sowie der Veränderungen von Vermögen und Schulden des Kreises. Seitens der Geschäftsbuchhaltung werden z. B. an den Kreis Coesfeld gerichtete Rechnungen in die Buchhaltungssoftware übernommen. Die Zahlungsabwicklung sorgt im Folgenden dafür, dass die Auszahlungen geleistet und die erforderlichen Tagesabschlüsse erstellt werden. Im Weiteren werden durch die Zahlungsabwicklung die Kassenliquidität des Kreises geplant und überwacht. Die zahlungsbegründenden Buchungen und Belege werden durch die Zahlungsabwicklung dokumentiert und archiviert. In unterjährigen Finanzberichten der Geschäftsbuchhaltung wird dem Kreistag dargelegt, aus welchen Gründen es ggf. zu wesentlichen Abweichungen in der Ausführung des Haushaltsplanes gekommen ist. Die vollständige Rechnungslegung erfolgt im Rahmen von Jahres- und Gesamtabschlüssen, die federführend von der Geschäftsbuchhaltung erstellt werden. In diesem Zuge werden hier auch die Vorbereitung und Organisation der alljährlichen Inventur übernommen.
Zentrale Forderungsabwicklung
Die zentrale Forderungsabwicklung trägt dafür Sorge, dass fällige und von ihr bereits angemahnte Forderungen des Kreises Coesfeld beglichen werden. Hierzu werden - soweit erforderlich - die per Gesetz zur Verfügung stehenden Vollstreckungsmaßnahmen ergriffen. Außerdem werden Forderungen im Rahmen von Insolvenzverfahren angemeldet und überwacht.
Sofern Schuldner Zahlungserleichterungen erlangen möchten, so z. B. eine Stundung oder einen Erlass, werden die Anträge nach Maßgabe der gesetzlichen Kriterien geprüft und entschieden.
Liegenschaften
Gebäudemanagement
Im Gebäudemanagement werden alle bebauten Grundstücke, die im Eigentum des Kreises Coesfeld stehen oder die für kommunale Zwecke angemietet werden, betreut; dabei handelt es sich um alle technischen Gebäudemanagementaufgaben, wie
- Unterhaltung, Reparatur und Sanierung der Gebäude i.V.m. Vergleichsbetrachtungen bei Modernisierungsmaßnahmen,
- Prüfung und Wartung der gebäudetechnischen Anlagen, wie z.B. Heizung, Lüftung, Sanitäranlagen, Klimaanlagen, Elektroinstallationen sowie Aufzugs- und Hebeanlagen sowie
- Beseitigung von Störungen und Schäden an den Gebäuden und technischen Einrichtungen zur nachhaltigen Substanzerhaltung und Substanzsicherung der kreiseigenen Gebäude.
Hierbei und auch bei den Um- und Anbaumaßnahmen, Erweiterungs- und Neubauvorhaben steht die energetische Bewertung der baulichen und technischen Ausführungen im Vordergrund der ganzheitlichen Betrachtung. Unterhalten wird ein kreiseigener Immobilienbestand von 52 Objekten einschl. angemieteter Objekte. Dieser Anspruch findet auch auf die unter Denkmalschutz stehenden Gebäude in gleicher Weise Anwendung.
Bauherrenfunktion
Die Übernahme der Bauherrenfunktion für den Kreis Coesfeld erfolgt durch die Abteilung 10 bei allen großen An- und Umbaumaßnahmen, Erweiterungs- und Neubauvorhaben, bei denen die Bearbeitung der Planung, Bauleitung bis zur Dokumentation durch externe Architekten und/oder Sonderingenieure wahrgenommen wird.
Mit der Übernahme der Bauherrenfunktion erfolgt die Begleitung der verwaltungsfremden, externen Ingenieurbüros, in den jeweiligen Leistungsphasen, als Bindeglied zur Verwaltung. Die Abwicklung der Bauherrenfunktion erfolgt dabei nach einer eigens entwickelten Checkliste.
Stellungnahmen zu Förderanträgen
Als fachtechnische Serviceleistungen für andere Abteilunugen des Kreises Coesfeld werden Stellungnahmen zu Förderanträgen abgegeben. Hierbei handelt es sich schwerpunktmäßig um die Bearbeitung von Förderanträgen von Kommunen, caritativen und kirchlichen Einrichtungen für Bauprojekte, wie z.B. bauliche Maßnahmen für Jugendeinrichtungen, Kindergärten, etc.. Inhaltlich erfolgt dabei die Überprüfung der Baukosten sowie der Förderanträge auf förderfähige Kosten anhand von Förderrichtlinien, die Überprüfung der Bauausführung sowie die Überprüfung der Förderung im Übereinklang mit den Zuwendungsbestimmungen im abschließenden Verwendungsnachweis.
Liegenschaftsverwaltung
Aufgabe der Liegenschaftsverwaltung ist es, die bebauten und unbebauten Grundstücke des Kreises Coesfeld zu verwalten. Hierzu gehören An- und Vermietung sowie der Erwerb und Verkauf von Grundstücken und Gebäuden. Außerdem nimmt dieser Bereich die Eigentümerfunktion für die kreiseigenen Liegenschaften hinsichtlich der damit verbundenen Rechte und Pflichten wahr (z. B. Zahlung der öffentlichen Grundstücksabgaben).
Zentraler Service
In diesem Aufgabenbereich sind alle diejenigen Serviceleistungen erfasst, die erbracht werden, um einen reibungslosen Dienstbetrieb in der Kreisverwaltung sicher zu stellen. Der Zentrale Service gliedert sich in folgende Arbeitsbereiche:
Bewirtschaftung
Dieser Arbeitsbereich kümmert sich um die energiesparende Versorung mit Strom, Wärme und Wasser. Darüber hinaus wird ein jährlicher Energiebericht erstellt. Die Pflege der Außenanlagen und die Gebäudereinigung werden durch Beauftragung von externen Dienstleistern sichergestellt. Die Verwaltung und Programmierung der elektronischen Schließanlage erfolgt auch im Rahmen der Bewirtschaftung.
Beschaffung/Fuhrpark
Dieser Arbeitsbereich umfasst Beschaffungen jeglicher Art. Dabei wird der jährliche Bürobedarf einmal jährlich ausgeschrieben. Diese Artikel werden im Rahmen der Materialausgabe ausgegeben. Ferner werden individuelle Beschaffungen für die einzelnen Abteilungen vorgenommen. Die anfallenden Kosten der Poststellen in Coesfeld und Dülmen werden in diesem Arbeitsbereich abgerechnet. Die Betreuung des Fuhrparkes, inklusiver aller Kosten, d. h. Leasingverträge, Betankung, KFZ-Steuer etc., wird in diesem Bereich abgewickelt.
Versicherung
Der Arbeitsbereich Versicherung verwaltet sämtliche Versicherungsarten. Dazu zählen die Sachversicherungen (Gebäude-, Inventar-, Elektronik-, Maschinen-, Museumsversicherung), die Allgemeine Haftpflichtversicherung inkl. erweiterter Sachschadenversicherung, die Vermögenseigenschadenversicherung, die Spezialstrafrechtsschutzversicherung, die Kfz-Versicherung sowie die private Unfallversicherung (die Abwicklung von Schadensfällen aus der gesetzlichen Unfallversicherung obliegt beim Kreis Coesfeld der Personalabteilung). Zu den Leistungen im Arbeitsbereich Versicherung zählen u. a. der Abschluss von Verträgen, die Abwicklung von Schadensfällen, die Zahlbarmachung von Versicherungsbeiträgen und die Klärung versicherungsrechtlicher Fragen.
