Abteilung 11 - Personal und Organisation

Der Fachdienst Personal gliedert sich in zwei Bereiche, die Personalbetreuung und die Personalentwicklung.

Personalbetreuung

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Personalbetreuung bearbeiten sämtliche Personalangelegenheiten der Beschäftigten der Kreisverwaltung in zwei Hauptaufgabenbereichen: Die Personalsachbearbeitung befasst sich mit sämtlichen Maßnahmen, die das Dienst- bzw. Arbeitsverhältnis betreffen. In der Lohnabrechnung werden die den Beschäftigten zustehenden Entgelte und die Besoldung berechnet und zahlbar gemacht. Im Wege der interkommunalen Zusammenarbeit wird diese Aufgabe auch für die Beschäftigten der Gemeinden Havixbeck und Nordkirchen wahrgenommen. Zudem sind hier Personalnebengeschäfte angesiedelt, wie die Gewährung von Reisekosten und die Verwaltung der Zeiterfassung. Neben der reinen Sachbearbeitung zählt zu der Personalbetreuung auch die Beratung der Beschäftigten und Vorgesetzten in personalrechtlichen Fragen.

Personalentwicklung

In der Personalentwicklung und Personalsteuerung wird ein zukunftsorientierter Personaleinsatz unter wirtschaftlichen und bedarfsgerechten Gesichtspunkten geplant. Diese Aufgaben stehen unter stetigem Einfluss von Personalfluktuation und demografischer Entwicklung. Auf Grundlage der Planung werden die internen und externen Ausschreibungen der zu besetzenden Stellen und die sich anschließenden Auswahlverfahren durchgeführt. Dabei sind stets die Vorgaben und Ziele zur Gleichstellung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu berücksichtigen, die sich z. B. aus dem Landesgleichstellungsgesetz und dem Sozialgesetzbuch IX ergeben. Ein wichtiger Punkt der Personalentwicklung ist zudem die bedarfsgerechte Gewinnung und Betreuung von Nachwuchskräften sowie die Koordinierung der Ausbildungsabläufe und der Ausbildungsinhalte.

Die Entwicklung des Personals wird mit Blick auf bestehende und künftige Anforderungen der Aufgabenerfüllung kontinuierlich begleitet. Dies erfordert eine Qualifizierung der Beschäftigten mittels Fortbildungsmaßnahmen, um so deren berufliche Entwicklung zu fördern. Dazu dienen auch weitere Instrumente wie das Beurteilungswesen, die leistungsorientierte Bezahlung oder die Führungskräftenachwuchsqualifizierung, die hier koordiniert, laufend an die aktuellen Anforderungen angepasst und anhand der neuen Aufgaben fachlich abgestimmt werden.

Im Zuge des demografischen Wandels gewinnt zunehmend auch die Gesundheit der Beschäftigten an Bedeutung. Diesem Thema widmet sich das Betriebliche Gesundheitsmanagement. Es umfasst Maßnahmen des Arbeitsschutzes, die Durchführung von präventiven Maßnahmen zur Gesunderhaltung der Beschäftigten sowie das Betriebliche Eingliederungsmanagement.

Weitere Elemente der Personalsteuerung sind u.a. die Aufstellung des Stellenplans, die sachgerechte Bewertung der Planstellen sowie die Entwicklung und Überarbeitung von internen Richtlinien wie auch Dienstvereinbarungen mit dem Personalrat.

Im Fachdienst Organisation und Digitalisierung werden verschiedene Aufgaben wahrgenommen:

Organisationsbetreuung und Organisationsentwicklung

Im Rahmen der Organisationsbetreuung werden die Verwaltungsleitung und die Fachabteilungen zu Fragen der Organisation beraten. Bei Bedarf werden Konzepte oder Strategien zur Steuerung entwickelt und umgesetzt. In Organisationsuntersuchungen oder Geschäftsprozessoptimierungen erfolgt eine zielgerichtete Untersuchung und Optimierung von Strukturen und/oder Abläufen in einzelnen Organisationseinheiten. Im Weiteren ist in Bezug auf die Organisationsentwicklung das betriebliche Vorschlagswesen zu nennen. Darüber hinaus wird der Organisationsplan der Kreisverwaltung Coesfeld fortgeschrieben sowie Aufgaben auf einzelne Organisationseinheiten verteilt (Geschäftsverteilung). Interne Dienst- und Geschäftsanweisungen werden in regelmäßigen Abständen zu allgemeinen Grundsätzen der Verwaltungsorganisation aktualisiert. Sofern noch nicht vorhanden, werden bei Bedarf neue Dienst- und Geschäftsanweisungen entwickelt.

Digitalisierung der Verwaltung

Hierbei geht es um die Digitalisierung vorhandener und neuer Prozesse ebenso wie die digitale Bearbeitung und Archivierung von Dokumenten oder die Digitalisierung von Altaktenbeständen. Die Umsetzung der Digitalisierung innerhalb der Kreisverwaltung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit dem Fachdienst EDV.

E-Government, Internet, Intranet

E-Government wird beim Kreis Coesfeld als Information, Kommunikation und Transaktion innerhalb der Kreisverwaltung Coesfeld und zwischen der Kreisverwaltung Coesfeld und Bürgern, anderen Behörden sowie Unternehmen durch den Einsatz elektronischer Medien verstanden.

Bürger, Unternehmen, Gemeinden wie auch politische Gremien und die Verwaltung selbst erhalten durch E-Government aktuelle Informationen, können durch interaktive Dienste mit der Verwaltung kommunizieren und im Idealfall anfallende Vorgänge vollständig und medienbruchfrei über elektronische Prozesse abwickeln (Transaktion).

Informationen werden z.B. durch Internetpräsenzen und ein verwaltungsinternes Intranet-Angebot zur Verfügung gestellt. Dazu gehören die Internetpräsenz des Kreises unter www.kreis-coesfeld.de einschließlich des Serviceportals (https://serviceportal.kreis-coesfeld.de) und diverse spezifische Angebote wie die Internetpräsenzen für das Jobcenter, Menschen und Pflege, Kinderbetreuung, Burg Vischering, Kolvenburg u.a.. Der Sitzungsdienst-Online bietet Bürgern und Kreistagsmitgliedern ein Informations-Portal rund um die Kreistagssitzungen (Sitzungskalender, Protokolle, Vorlagen usw.). Der Bereich „Bauen Online“ bietet Informationen zum Stand eines Bauantragsverfahrens. Die Informationen im Internet sollen aktuell, übersichtlich und weitestgehend barrierefrei angeboten werden.

Kommunikation wird u.a. durch ausfüllbare Formulare (z.B. Beantragung von Reitkennzeichen) ermöglicht, die am Bildschirm ausgefüllt und „per Klick“ an die Verwaltung gesendet werden können. Außerdem können weitere elektronische Kommunikationskanäle wie E-Mail und De-Mail für die "normale" (nicht rechtsverbindliche) Kommunikation sowie die verschlüsselte E-Mail mit qualifizierter elektronischer Signatur oder eine De-Mail mit Absenderbestätigung für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation genutzt werden. Bitte beachten Sie dazu dieRahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation mit der Kreisverwaltung Coesfeld.

Die Anwendungen KFZ-Kennzeichenreservierung und KFZ-Terminreservierung stellen medienbruchfreie Prozesse von der Eingabe des Kunden am Bildschirm bis zur Hinterlegung entsprechender elektronischer Daten in der intern verwendeten KFZ-Software dar (Transaktionen).

Eine Erweiterung des Angebotes an ausfüllbaren Formularen und medienbruchfreien Prozessen soll den Nutzern mehr Möglichkeiten zur elektronischen Interaktion mit der Verwaltung geben. Ein weiteres Ziel ist eine digitale, möglichst papierarme Gremienarbeit.

Interkommunale Zusammenarbeit

Durch Erfahrungsaustausch und Zusammenarbeit mit Kommunen und Fachverbänden soll die Aufgabenerledigung optimiert und der Ressourceneinsatz minimiert werden. Im Rahmen der zentralen Steuerung soll die interkommunale Zusammenarbeit gefördert, unterstützt und koordiniert werden.